忻州市人民政府办公厅关于进一步规范和加强公文处理工作的意见

忻州市人民政府办公厅关于进一步规范和加强公文处理工作的意见

忻州市人民政府办公厅关于进一步规范和加强公文处理工作的意见

忻政办发〔2012〕18号

各县（市、区）人民政府，市政府各委、局、办：

为了进一步加强公文管理工作，规范公文处理程序，加快公文运转速度，提高办文水平，现就规范和加强公文处理工作提出如下意见：

一、严格发文程序

各县（市、区）政府和市政府各部门要严格执行公文处理的各项规定。在行文过程中必须符合草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等要求。发文要坚持“注重实效、确有必要”的原则，发文字号的使用要坚持“就低不就高”的原则，公文种类运用和公文格式必需符合规范要求。以市政府发文必须由市长签发，以市政府办公厅发文必须由秘书长签发，规范性文件必须经过法制审核，涉密文件严格按照涉密文件的相关规定办理。文件办理严格实行“一个口进、一个口出”的规定，由市政府办公厅文书科统一办理，切实减少文件倒流、越级请示等不规范行为的发生。

二、严格公文处理制度

各级、各部门要严格按照《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）、《山西省人民政府办公厅关于认真贯彻〈国家行政机关公文处理办法〉做好公文处理工作有关事项的通知》（晋政办发〔2001〕18号）、《山西省人民政府关于进一步做好公文处理工作的意见》（晋政发〔2001〕34号）和《忻州市政府关于印发忻州市人民政府办公厅公文处理办法的通知》（忻政办发〔2012〕10号）文件精神要求，把公文处理工作纳入政务建设的重要内容，严格落实各项工作制度。向市政府及市政府办公厅行文必须做到内容具体、表述准确、不得与法律法规和上级文件精神相冲突。凡报送市人民政府及办公厅的公文，一律按照《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）制作，凡不按规定报送的文件，市人民政府办公厅将附《忻州市人民政府办公厅退文处理通知单》（样式附后），标出文中的不妥之处，退回报文单位，按规定重新呈报。

三、严格报送程序

（一）报送市政府的请示、报告、意见等必须由主要负责人

或主持工作的负责人签发，并注明联系人及联系方式。文件的体例、格式、内容等必须符合要求，如有附件，附件要齐全。属于相关部门职能范围的事项，应直接送有关部门处理，不得要求市人民政府办公厅代转；需市政府最后批准的，主办部门要主动征求所涉及部门意见，汇总提出建设性意见后方可报市政府及办公厅；相关部门对所提事项如有分歧的，应列明各方依据（或会议纪要），报市政府裁定，市政府办公厅不代部门征求意见。严禁使用部门内部的“请示报告卡片”或函向市政府及办公厅报送公文。

（二）报市政府及办公厅作发文处理的请示性文件，必需有发文依据、理由，凡需配套制定实施细则的，应将实施细则作为附件一并上报审批。随文所附的依据、代拟稿等，要客观、准确、全面、规范，符合有关法律、法规。

（三）除市政府领导交办的公文，一般不得将公文直接报送市政府领导个人。

（四）各级、各部门报送市政府的请示、报告、意见，只限于请求市政府批准、批转、转发。凡请示市政府属部门解决的问题，市政府领导一般不予受理。

四、严格控制紧急公文

各级、各部门要加强工作的计划性和前瞻性，杜绝人为形成紧急文件。凡请示市政府或市政府办公厅处理的事项，应当统筹安排，抓紧做好前期工作并及时上报，给市政府及办公厅留出研究、处理的时间：一般事项不得少于两周，紧急事项不得少于7个工作日；特别紧急的事项，需要在7个工作日以内批复处理的，除突发事件以及法律、法规另有规定或领导同志另有交待的事项外，必须在文中说明紧急的原因及在本部门的办理情况。

五、加强部门合作

凡属于部门职能范围内的事务，一律由部门自行行文或相关部门间联合行文，部门不得要求以市政府或办公厅名义行文。需经市政府或市政府领导批准的事项，经市政府或市政府领导批准后可由部门自行行文，文中注明“经市人民政府同意”或“经市人民政府领导批准”同时抄送市政府办公厅。对于部门报送的涉及其他部门职能范围而未征求相关部门意见的公文，市政府办公厅不予受理。属于部门职能范围或经协商有关部门可以解决的事项，由部门自行行文或联合行文，市政府及办公厅不作发文处理。

六、提高行文效率

需要转有关部门办理的公文，凡有时限要求的，各级、各部门应在规定时限内办结，需回复的应及时回复，因特殊情况不能按时办结或回复的，应在时限内以书面形式向市人民政府办公厅文书科作出说明。凡属征求意见的事项，承办部门应严格按期回复，逾期不回复，即视为无有不同意见。政府各部门（包括议事协调机构）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报请本级政府批准，并在文中注明“经

市政府同意”。

七、严格控制发文数量

发文必须遵循“少而精”的原则，要把工作重点放在深入实际、深入群众，加强调研和督查，集中精力研究和解决实际问题上。各级、各部门要把精简文件作为一项重要工作来抓，坚决遏制以文件代替文件、以文件代替落实的现象发生，确保政令畅通，提高工作效率。凡不按上述要求报送的文件，市政府办公厅将一律退回报文单位，各级、各部门也要严格控制发文数量，做到精减、高效、管用。

八、加强对公文处理工作的指导检查

市政府办公厅要加强各级、各部门公文处理工作的指导、监督和检查，督促各县（市、区）政府和市直各部门做好公文处理工作。各县（市、区）政府和市直各部门要切实加强对本地区、本部门公文处理工作的领导，严格公文的处理程序、体例格式、时限要求，确保公文处理工作规范化、制度化、高效化运作。各级、各部门承办机构和工作人员要进一步加强对公文处理有关规定的学习领会，做到认真负责，严格把关，规范高效。

九、严格责任追究

公文是履行政府职能，在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，文件的制作过程、行文程序、文件规定的内容、文件办理的时效等必须符合相关规定要求，在办理公文过程中，行政机关及其工作人员故意或过失不履行或不正确履行规定的职责，以致影响行政秩序和行政效率，损害行政管理相对人合法权益，给行政机关造成不良影响后果的行为，都要追究责任。责任追究要按照《忻州市行政机关及其工作人员行政过错责任追究办法》（忻政发〔2006〕16号）执行。

附：忻州市人民政府办公厅退文处理通知单

二O一二年三月二十日

忻州市人民政府办公厅

退文处理通知单

你报送的

。

存在1、文种使用不当；2、格式不规范；3、不符合行文规则；4、未与有关部门协商、会签；5、签发手续不完备；6、内容不符合国家法律、法规及有关规定；7照抄照转、无措施意见；8、附件及标引材料不全；9、不符合《国家行政机关公文处理办法》的其他有关规定中的第类问题，现予以退回。请

。

年月日

编号：

联系人：联系电话：3039344

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