印发关于加强财政性资金投资重大建设项目档案管理的意见的通知

印发关于加强财政性资金投资重大建设项目档案管理的意见的通知

阳府办〔2007〕73号

印发关于加强财政性资金投资重大建设项目档案管理的意见的通知

各县（市、区）人民政府，市府直属各单位：

《关于加强财政性资金投资重大建设项目档案管理的意见》业经市政府同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。执行中遇到的有关问题，请径向市档案局反映。

二○○七年十二月四日

关于加强财政性资金投资重大建设项目档案管理的意见

为了加强重大建设项目档案管理工作，确保我市财政投资重大建设项目档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省档案条例》和《阳江市档案管理规定》的精神，现就做好在我市财政性资金投资列入市、县重大建设项目的档案工作，提出如下意见：

一、财政性资金投资重大建设项目是各级政府投资并列入国民经济与社会发展五年规划和年度重点建设项目计划的固定资产项目。财政性资金包括：（一）财政预算内安排的基建资金；（二）政府性基金安排的基建资金；（三）财政预算外资金安排的基建资金；（四）政府性融资的基建资金；（五）其他财政性资金。

二、重大建设项目档案是项目建设管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录,是指建设项目立项、审批、招投标、设计、施工、监理、竣工验收及结算全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件，项目竣工文件和项目竣工验收、结算文件等。

三、全市各级档案行政管理部门是主管全市重大建设项目档案的管理机关，履行监督和指导的职能，组织项目档案专项验收。

四、项目立项后，项目主管部门要对重点建设项目档案工作实行监督和指导，做好重点建设项目档案登记，及时报送当地档案行政管理部门，参加档案行政管理部门组织的专项验收工作。

五、项目建设单位（业主、项目法人）要按照统一领导、统一管理档案的原则，做好重点建设项目文件材料的收集、整理、归档和保管工作；做好电子文件管理；做好重点建设项目档案登记和报送工作。

六、项目建设单位（业主、项目法人）要确定重点建设项目档案工作“以一流工程建一流档案”的目标，负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。

在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应订立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档和移交的义务。

项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。

项目建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本办法的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。

档案分类、整理、归档按《重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）执行。

七、项目建设单位（业主、项目法人）各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后将经整理、编目的项目文件按合同协议规定的要求，向项目建设单位档案管理机构归档。

根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。

归档文件应完整、准确、系统，应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程，真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠、签字手续完备,文件质量应符合国家有关规定。

勘察、设计、施工及监理单位需要向项目建设单位（业主、项目法人）归档的文件，应按国家有关档案管理的规定要求单独立卷归档。

外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。

八、项目文件的归档审查工作，施工单位在项目竣工文件收集，编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审，经项目建设单位（业主、项目法人）确认并办理交接手续后连同审查记录全部交项目建设单位（业主、项目法人）档案管理机构。

九、档案专项验收是项目竣工验收的重要组成部分。档案专项验收在项目竣工验收备案后一个月内进行。

十、项目档案验收的组织

（一）市政府及其计划投资主管部门组织验收的项目，由市档案行政管理部门组织项目档案的验收；

（二）跨市、县（市、区）项目，由市档案行政管理部门组织项目档案的验收；

（三）县（市、区）属项目，由县（市、区）档案行政管理部门组织项目档案的验收；

（四）市及各县（市、区）档案行政管理部门、项目主管部门档案机构、项目建设单位（业主、项目法人）、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位要协助上级档案行政管理部门做好在阳江市内的国家、省重点项目的档案管理工作。

十一、项目档案验收组的组成

（一）市档案行政管理部门组织的档案验收，验收组由市档案行政管理部门、项目市主管部门等单位组成。

（二）凡在城市规划区范围内的项目，验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。

（三）验收组人数为不少于5人的单数，验收组组长由验收组织单位人员担任。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

十二、项目法人应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报《重大建设项目档案验收申请表》（附件1）。验收组织单位在收到申请报告的10个工作日内应作出答复。

十三、项目档案验收要求

（一）项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。

（二）档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目法人、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关专业人员列席会议。

（三）检查项目档案采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量为项目档案总卷数的15%。抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

十四、项目参建单位应在项目竣工验收后3个月内，将工程立项至竣工全过程的重点建设项目档案按要求立卷整理后，向有关项目建设单位（业主、项目法人）档案部门移交。并向当地综合档案馆移交一份竣工图。项目建设单位（业主、项目法人）应在项目竣工验收后6个月内，将工程立项至竣工全过程的重点建设项目档案按要求立卷整理后，向有关城建档案部门移交。移交时应明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交接手续。并报有关的档案行政管理部门备案。

十五、在对每一重点建设项目档案专项验收时，验收人员要认真履行职责对应当归档的文件材料加以验收。组织重点建设项目档案专项验收时，按《重大建设项目档案验收办法》执行。

十六、关于重大建设项目档案验收结果。我市重大建设项目档案验收按照《广东省重大建设项目档案验收评分表》（附件2）进行评分，得分≥95为优秀；90≤得分<95为优良；85≤得分<90为良好；75≤得分<85为合格；得分<75为不合格。

十七、关于重大建设项目档案工作的奖惩

（一）对项目档案验收综合评分达到优良和优秀的建设项目，建设单位（法人）或主管部门应根据《中华人民共和国档案法》、《广东省档案条例》的有关条款予以奖励。

（二）项目档案验收综合评分达到优秀且“案卷质量”单项总分不低于57分的省以上重大建设项目，可以获得由广东省档案局颁发的“广东省重大建设项目档案金册奖”荣誉证书。

（三）项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位（法人）通报批评。造成档案损失的，依法追究有关单位及人员的责任。

十八、本通知内容自印发之日起执行。

附件：1.重大建设项目档案验收申请表

2.广东省重大建设项目档案验收评分表

附件1

重大建设项目档案验收申请表

项目名称

审批（核准）机关

立项日期

投资规模

建设时间

建设单位

（法人）

设计单位

主要

施工单位

主要

监理单位

计划档案

验收日期

计划竣工

验收日期

联系人

联系电话

地址/邮编

电子信箱

申请单位

自检意见

（单位盖章）

年月日

验收组织

单位意见

（单位盖章）

年月日

附件2

广东省重大建设项目档案验收评分表

序号

项目内容

验收标准

标准分

自评分

评定分

扣分原因

1

组织管理

30

1．1

制度体制

建立了项目档案工作各项规章制度（2分），建立了行之有效的项目档案工作的管理体制和工作程序（1分），形成了项目档案管理网络（1分）。

4

1．2

同步开展

项目建设单位(法人)对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督指导（2分）；自觉接受有关部门对项目档案工作的检查监督和指导，对检查中发现的问题能及时整改（1分），按规定及时填报《国家重点建设档案管理登记表》（1分）；做到项目档案工作与项目建设同步进行（1分）。

5

1．3

责任考核

项目档案工作实行领导负责制（0.5分），确定了负责档案工作的部门及领导（0.5分），实行了各部门和有关人员档案工作责任制（1分），并采取了有效的考核措施（2分）。

4

1．4

人员配备

配备了适应工作需要的档案管理人员（2分），档案管理人员经过档案专业岗位培训（2分）。

4

1．5

合同管理

项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理（1分），要求明确（2分），控制措施有力（2分）。

5

1．6

办公设备

保证档案工作所需经费（2分），配备了计算机（0.5分）、复印机及声像器材等必备的办公设备（1分），且性能优良（0.5分），满足工作需要。

4

1．7

信息化

采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。重点从基础设施（1分）、资源建设（2分）、应用效果（1分）三方面考核。其中，全套项目档案同时编制有纸质和电子目录的0.5分；全套档案目录和竣工图已数字化的1.5分；全套项目档案（施工原始记录除外）已数字化的得2分。

4

2

案卷质量

60

2．1

形成质量

45

2．1．1

齐全完整

按照《国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表》所列内容，参考各行业归档范围的规定，重要文件归档无遗漏。每缺1张（份）竣工图纸（含修改通知单）或征地图、重要合同、协议书等重要文件，扣0.5分，其余应归档文件少一份扣0.1分。

15

2．1．2

真实准确

所有归档文件材料真实，内容准确，签署手续完备。若归档材料不真实或内容不准确、签署手续不完备，弄虚作假，每发现一处扣0.5分。

10

竣工图编制准确，修改到位，签署手续完备，能真实反映项目竣工时的实际情况。若竣工图内容与施工图、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录不相符的，每发现一处扣0.5分。

10

2．1．3

耐久有效

归档纸质材料字迹清楚，图样清晰，页面整洁，格式规范，符合耐久要求（8分）；录音、录像文件应保证载体的有效性（1分）；长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘（1分）。

10

2．2

整理质量

15

2．2．1

排列系统

分类清楚，组卷合理，排列系统、有序。项目档案案卷与卷内文件的排列符合国家或专业主管部门的有关标准规范。

3

2．2．2

封面脊背

格式规范统一，字迹清晰美观，填写完整准确。

1

2．2．3

案卷题名

案卷题名规范，简明扼要，能准确揭示卷内文件材料的主要内容和特征。

4

2．2．4

卷内目录

卷内目录与卷内文件材料实物相符，无错漏；著录格式符合规范要求，字迹清晰。若抽查重要文件卷内目录有错漏，每发现一条扣0.1分。

4

2．2．5

卷内备考

卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等。

1

2．2．6

纸张折叠

案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠或裱贴为统一幅面，破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型或国家通用16开型。图样折叠时标题栏露在右下角。

1

2．2．7

案卷装订

文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一。整卷装订的案卷要整齐、牢固，单份文件装订的案卷要在卷内每份文件首页左上方加盖、填写档号章（档号可空，序号必填）。

1

3

档案安全

10

3．1

用房设施

档案库房与阅览、办公用房分开（2分）。档案库房配置有防火（0.5分）、防盗（0.5分）、防水（0.5分）、防有害生物（0.5分）和温湿度调控（1分）等设施。.

5

3．2

档案装具

档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。

3

3．3

安全措施

采取有效措施保证档案实体和信息安全。

2

合计

100

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