福建省交通运输厅关于印发2014年交通档案工作要点的通知

颁布单位：福建省交通运输厅	文号：
颁布日期：2014-03-22	失效日期：
效力级别：地方政府规范性文件

闽交办〔2014〕5号

各设区市（区）交通运输局（委）、沿海各港口管理局，厅直各单位:

现将《2014年福建省交通档案工作要点》印发给你们，请结合本地区、本单位档案工作实际，认真贯彻执行。

福建省交通运输厅

2014年3月22日

2014年福建省交通档案工作要点

2014年全省交通档案工作要紧紧围绕今年交通运输工作会议提出的主要任务，进一步强化交通档案工作法制化、规范化、信息化建设，抓住机遇，主动融入，开拓创新，不断提升交通档案管理的能力和服务水平，重点做好以下工作：

一、做好交通重点工程档案监督管理与服务工作。各级交通档案主管部门要按照2014年全省交通工作会议部署的任务，切实做好本地区、本辖区交通建设项目档案的监督管理与服务工作。省厅将制定2014年省级在建交通重点建设项目档案管理分级分类任务分解名单。省高指、省公路局、省港航管理局应按照分解名单做好本系统建设项目档案的各项监督指导工作，必须认真贯彻执行交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》、《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》及省内有关档案工作法律法规和业务规范，督促省级在建交通重点建设项目法人单位（或业主）将项目档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序并加强过程指导做到项目档案工作与项目建设同步进行，着力督促建设项目已完工的项目法人单位（或业主）抓紧做好项目文件材料的收集整理和归档工作，及时提请省交通运输厅按照交通建设项目档案专项验收和移交工作的管理程序分级分类开展申请项目档案专项验收和移交工作。

二、推进《公路建设项目文件材料过程管理及归档标准规范与信息化研究》课题研究及试点工作。4月，专家会审《施工用表》、《填表说明》及《表格目录》；5月，京台高速公路福州、宁德、南平段档案同步归档情况督查；6月，组织调研省内外公路建设项目档案信息化情况、工程交工后2年内完成档案专项验收以及获评全国建设项目档案管理示范工程的项目档案工作经验；7月，审查公路建设项目文件管理软件规范研究成果以及现状调研成果。

三、开展普通公路建设项目档案归档情况调研工作。为贯彻落实《公路工程竣(交)工验收办法》、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》、《福建省重点建设项目档案工作分级管理暂行办法》和《福建省公路工程建设项目档案管理办法》等有关规定，规范普通公路建设项目立卷归档工作，省档案局、省交通运输厅、省公路管理局将联合省交通建设质量安全监督局、各设区市交通运输局（委）以及相关部门于第三季度对我省未通过档案专项验收且被确定为重点项目的普通公路以及农村公路建设项目的管理体制及其项目档案的形成、整理、归档和保管情况进行摸底调查，并起草《福建省普通公路建设项目档案管理实施细则》，请各地市交通运输局（委）先行摸底并在5月底前将辖区内在建普通公路建设项目列表报省厅，具体调研时间另行通知。

四、配合省档案局开展厅直单位第四轮档案整理质量检查工作。检查的重点是：2011-2013年度的各门类档案，文书档案以省档案局最新审核批准的本机关文书档案保管期限表为依据，侧重检查反映本机关主要职能活动的文件及各门类（注重专门档案和电子档案）和各种载体文件材料的收集、归档是否及时和齐全完整，整理是否符合规范。检查时间拟安排在今年9月开始至12月结束。各有关单位应根据省厅的安排积极配合、及时与省厅联系，做好档案工作规范化评估和档案整理质量检查前的准备工作。

五、加快机关档案信息化建设步伐。2013年国家档案局发布的《电子档案移交与接收办法》要求档案移交单位必须在电子档案形成之日起5年内向同级综合档案馆移交并规定了电子档案移交的具体要求。为保证我省交通系统电子档案满足移交进馆要求，各移交进馆单位应切实把电子档案等新型载体纳入工作范围，使每年正在形成的电子档案与纸质档案一样收集归档、一样保管利用、一样处置移交。文书类电子文件归档方面，各单位可参照《福建省交通运输厅机关电子文件归档管理办法》完善本单位电子文件形成及归档管理制度，持续推进无纸化办公，做好电子文件的全程监管。省厅将研究厅文书档案管理系统和省公路局照片档案管理系统推广使用工作方案，并配合省档案局在厅直单位开展电子文件归档管理情况的调研工作，摸清当前围绕政府行政职能建设的业务系统中形成的电子文件归档管理情况，适时提出我省交通系统综合档案管理信息系统项目建议，为各门类电子文件归档提供检查接收、整理归档和保管利用的平台。

六、积极开展纸质档案数字化工作。2011年国家档案局发布的《各级各类档案馆收集档案范围的规定》加大了对各级企事业单位重要档案的接收力度，规定各级档案馆应依法向同级政府部门、国有企业、事业单位、人民团体等机构接收档案，省级档案馆接收永久保存的档案，省级以下的档案馆接收永久和30年保管的档案，除纸质档案外还需提供电子档案和纸质档案数字化副本。省档案局今年将出台福建省档案馆收集档案范围，将厅直具有行政职能的单位纳入档案移交范围并以交通行业为试点开展对厅属单位档案收集归档与整理指导工作。各单位应积极做好室藏纸质档案数字化工作，对本单位应移交的档案全部建立文件级目录数据库和全文数据库，编制应移交进馆的档案目录（纸质和电子各一份）和档案数字化副本，连同纸质档案做好移交档案前的准备工作。档案数量较多、人员有限的单位，可积极引入社会力量购买社会服务的方式加以解决。

七、配合省档案局抓紧做好厅直具有行政职能的二级单位机关文书档案保管期限表的编制报审工作。已完成档案归档范围和文书档案保管期限表报批的有省高速公路有限责任公司、省公路管理局、省港航管理局、省运输管理局、省湄洲湾港口管理局、省交通建设质量安全监督局，其他尚未完成报批工作的厅直具有行政职能的单位应根据本单位工作的实际和职能要求，进一步完善、修改各单位档案归档范围和文书档案保管期限表，在今年6月底前完成本单位《文件材料分类编号方案、归档范围与文书档案保管期限表》的编制和补充工作，由省厅转报省档案局审核后执行。

八、认真做好各门类档案收集归档工作，及时办理网上档案登记和档案目录电子数据报送。各单位应及时做好本单位年度文书、会计、科技、声像和专门档案等各门类档案的收集、整理、归档和统计工作。重点围绕2014年全省交通工作会议部署的中心任务，做好在加快壮大海西港口群、完善公路路网、构建综合交通枢纽、提升管理服务水平、闽台交流等工作中形成的大量重要会议、重大活动等文件、档案材料的归档工作，做好群众路线教育实践活动文件材料归档的指导工作。厅直具有行政职能的事业单位应及时向省档案局报送档案登记表和档案目录，于8月底前进行网上办理档案登记，于10月底前在线报送永久、长期保存的文书档案文件级目录电子数据。

九、加强交通档案人员的教育培训与学习交流。召开省交通档案学会常务理事会议。成立省直机关档案工作协作组交通档案协作组，由成员单位轮流承办协作组活动，每季度开展一次协作组活动。举办文书档案、工程档案培训班各一期。组织交通系统档案工作人员参加交通运输部、省档案局、省档案学会、省交通运输厅和省交通档案学会举办的档案业务培训班、学术研讨活动。

十、强化档案安全管理工作。各单位档案部门要提高档案安全防范意识，切实强化档案的安全管理工作，杜绝各类危害档案安全事故发生，完善各项档案安全保管措施和应急措施，确保档案实体的安全。要高度重视档案信息安全建设，把安全防范意识放在档案信息化建设的首位，要从档案信息网络安全、操作系统安全、档案数据库安全等方面着手，采取有效措施，确保档案信息系统和档案信息内容的安全，防患于未然。

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