关于印发《省住房和城乡建设厅机关档案归档程序》的通知

颁布单位：山西省住房和城乡建设厅	文号：
颁布日期：2011-08-29	失效日期：
效力级别：地方政府规范性文件

关于印发《省住房和城乡建设厅机关档案归档程序》的通知(第321号)

晋建办字[2011]321号

机关各处室：

现将《省住房和城乡建设厅机关档案归档程序》印发你们，请认真贯彻执行。

山西省住房和城乡建设厅

二〇一一年八月二十九日

省住房和城乡建设厅机关档案归档程序

为规范厅机关各类档案的归档和管理工作，按照《机关档案工作条例》的规定，制定本机关档案归档程序。

厅机关各处室要严格按照《山西省住房和城乡建设厅机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）的要求，对本机关在工作活动中形成的各种门类和载体的历史记录，进行全面收集、整理、移交和归档。

一、文件归档前期工作

1.各处室档案员依照《规定》，将已经处理完毕的文件随时进行收集、汇总，并初步分类。

2.建立分类文件夹，将分类文件归入相关文件夹，并妥善保管。

二、归档文件收集整理

（一）将具有保存价值的文件材料收集齐全完整。

1.文件材料必须是原件。

2.每份文件的件数、页数要齐全。

3.文件材料的形成时间（年、月、日）、领导签批、盖章等内容要齐全。

4.文件内容记载要齐全（请示件应有批复，转发文件的附件应齐全）。

（二）将收集好的文件材料进行规范整理。

1.归档文件标题简明确切。

2.目录填写规范。

3.装订前去金属钉，装订整齐牢固。文件自右、下方取齐，左侧三孔一线装订，也可用线缝装订机或不锈钢钢夹装订。

4.声像、图表、电子档案的归档要符合相关规范要求。

三、文件归档方法步骤

1.分类按照《规定》将文件进行准确划分和分类。

2.组合将同一类别文件进行组合。

3.编写文件页码—一般在页面右下角或左下角。

4.归档文件排列与编号将整个文件按照文件封面、文件、签批页、底稿及封底依序进行排列及编页号。

5.将归档文件目录录入档案管理软件先录文件后录函件；同时按永久、30、10年顺序依次录入，格式见附表。其中顺序号指文件的顺序编号；文号指文件的发文字号；责任者指文件的形成单位；文件题名指文件的标题；成文日期指文件的形成日期；页号指每份文件的总页数；保管期限指文件的所属保管期限；密级指文件的保密程度。

6.打印归档文件目录。

7.打印归档文件封面。

8.填写备考表用签字笔填写，字迹工整清晰。备考内填写本盒内存文件、函件的基本情况，其中“检查人”一栏由处室负责人签名。

9.装订入盒档案盒侧面应按格式要求盖章,文件封面、封底及档案盒均要采用无酸纸材料。

10.类目号在归档文件目录上正确填写类目号。如：“1.2011.1”。其中“1．”代表是文书档案（机关档案可分为六类：1.—文书档案;2.—基建档案;3.—会计档案;4.—声像档案;5.—实物档案;6.电子档案）;“2011”代表年度，“.1”代表永久保存（.1—永久保存；.2—30年；.3—10年）。

四、归档文件移交

各处室将文件资料整理完成以后，连同电子版每季度初的10个工作日内向档案管理部门移交上一季度的归档文件。归档的文件必须编制移交目录，一式三份，交接双方履行签字手续，一份目录由主办处室保存，其余两份交由档案管理部门进行存档。

附表：归档文件目录

http://www.sxjs.gov.cn/UploadFiles/归%20档%20文%20件%20目%20录.doc

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