上海市教育委员会关于开展贯彻《高等学校档案管理办法》工作情况实地检查的通知

上海市教育委员会关于开展贯彻《高等学校档案管理办法》工作情况实地检查的通知

上海市教育委员会关于开展贯彻《高等学校档案管理办法》工作情况实地检查的通知

各有关高等学校：

根据《上海市教育委员会、上海市档案局关于开展〈高等学校档案管理办法〉工作情况检查的通知》（沪教委办〔2009〕37号），2009年以来，市教委与市档案局联合对本市41所高校开展了专项检查。今年，我委将继续对本市部分高校贯彻《高等学校档案管理办法》（以下简称“27号令”）工作情况进行实地检查，检查时间为2014年10月至11月。现将检查工作的有关事项通知如下：

一、检查学校

上海城市管理职业技术学院、上海电子信息职业技术学院、上海体育职业学院、上海健康职业技术学院、上海视觉艺术学院。

二、检查小组

由市教委办公室、市档案局相关部门、高校档案机构相关负责人和工作人员组成。

三、检查内容

1.组织学习、宣传档案法律法规情况，重点是学习贯彻“27号令”的情况；

2.学校档案工作管理体制建立情况，包括档案集中统一管理情况，档案工作领导分工情况，档案工作机构设置、人员配备、条件保障等情况；

3.各项档案管理制度的建立和执行情况，包括档案工作是否列入学校发展规划，文件材料的形成归档是否列入学校有关工作制度，对归档文件的完整、准确、系统是否有控制措施，对重点建设项目、重大科研项目、重大活动、重要会议档案是否管理到位等情况；

4.档案工作业务建设情况，包括规章制度建立健全情况，档案的完整性、准确性、系统性情况，案卷质量达标情况，档案信息化建设和电子文件归档工作情况，档案的安全保管情况等；

5.档案信息开发利用情况，包括档案利用效果、档案编研成果、档案机构发挥文化传播教育功能等情况。

四、检查方式

采取听取汇报、现场检查、查阅资料、综合评分、口头反馈意见及事后书面反馈意见相结合的方式开展检查。

五、检查程序

1.被检查高校档案部门负责人汇报本校贯彻“27号令”情况；

2.检查小组进行实地检查，评定等级，口头反馈意见；

3.检查小组组长对检查情况进行小结；

4.被检查高校分管档案工作领导讲话。

请各有关高校于9月20日前将本校贯彻“27号令”情况的自查报告和自评分表（见附件）报送市教委办公室，并做好相关准备工作。具体检查日期将另行通知。

联系人：顾建建、何斌；联系电话：23116636、23116640

电子信箱：gjj＠shec.edu.cn

附件：贯彻教育部、国家档案局“27号令”检查评分表

上海市教育委员会

2014年5月6日

贯彻教育部、国家档案局“27号令”检查评分表

序号检查内容分值评分细则检查方式与要求检查得分

自评分检查分

一档案工作体制8分1．档案工作由校长领导，并有一名分管校领导协助负责档案工作（2分）材料证明

2．档案工作纳入学校整体发展规划和各部门职责（2分）材料证明

3．学校领导及时研究决定并协调解决档案工作的重大问题（2分）材料证明

4．建立与办学规模相适应的档案机构（2分）材料证明

二档案机构的管理职责10分1．集中统一保管学校各类档案（4分）材料证明

2．拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实（2分）材料证明

3．建立学校档案工作网络（1分），开展学校档案工作人员的业务培训（1分）材料证明

4．开展档案宣传教育活动和学术交流活动（2分）材料证明

三档案机构人员配备10分1．配备相应的档案机构负责人（1分），并具有高级以上专业技术职务任职经历（1分）材料证明

2．配备专职档案工作人员（1分），并列入学校事业编制（1分）材料证明

3．组织专职档案人员参加档案岗位培训和继续教育，专职档案人员年龄、学历、专业等结构合理（2分）材料证明

4．专职档案人员实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇（2分）材料证明或访谈了解

5．按照规定对长期接触有毒有害物质的档案工作人员予以补助（2分）材料证明或访谈了解

四档案管理24分1．定期布置、检查、总结档案工作（2分）材料证明

2．根据27号令和学校档案工作实际，制定文件材料归档范围和各门类档案保管期限表（2分），归档范围齐全完整（2分）材料证明、实地查看

3．建立了和学校发展历史、规模相称的档案馆（室）藏体系（3分）材料证明

4．归档档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）等各种载体形式（3分，缺一种不得分）实地查看

5．实行部门、课题组立卷的归档制度（2分）材料证明、实地查看

6．各部门、各院系及各有关人员按照有关业务规范和规定及时做好档案收集、整理和移交工作（4分）材料证明

7．开展档案史料征集工作（1分），并制定有关制度和办法（1分）材料证明

8．建立健全库房管理制度（1分），对档案和资料的保管情况定期进行检查（1分）材料证明

9．按时完成档案统计年报（2分）材料证明

五档案的利用和编研11分1．建立健全档案利用制度，为社会利用档案创造便利条件（2分）材料证明

2．编制必要的档案检索工具（2分）材料证明

3．利用未开放档案有审批、登记手续（1分）材料证明

4．设立专门的阅档室（1分）实地查看

5．开展档案编研工作（2分）材料证明

6．定期开展档案鉴定工作（1分）材料证明

7．采取多种形式（档案展览、陈列、网站）开展档案宣传工作（2分）材料证明

六案卷质量10分1．组卷编目规范（2分），卷内文件排列合理、有序（2分）材料证明、实地查看

2．归档文件装订符合要求（2分）材料证明、实地查看

3．归档文件已全部上架，排列有序（2分）材料证明、实地查看

4、无积存零散文件（2分）材料证明、实地查看

七条件保障11分1．档案工作所需经费列入学校预算（2分）材料证明

2．配备档案工作所需的必要设备与设施（2分）实地查看

3．档案馆（室）建设符合《档案馆建设标准》（建标103—2008）（2分）材料证明、实地查看

4．档案库房有监控、消防设施（2分），符合“八防”要求（2分）实地查看

5．声像、电子等特殊载体档案有专门存放设备（1分）实地查看

八档案信息化管理12分1．档案信息管理系统与本单位信息管理系统建设同步发展，实现文档一体化管理。（2分）材料证明、实地查看

2．制定电子文件归档管理制度（1分）材料证明

3．纸质档案材料和电子档案材料同步归档（2分）材料证明、实地查看

4．电子文件归档要求符合有关规定和标准（2分）实地查看

5．建立档案数据库，开展存量档案数字化工作（2分）材料证明

6．档案数据库结构符合规范，检索方便，并实行在线备份和脱机保存等数据安全管理措施，确保归档电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性（2分）材料证明、实地查看

7．建立档案工作网站或网页（1分）实地查看

九重要档案管理4分1．建立了重要（重大活动、重要会议）档案归档管理制度（2分）材料证明

2．积极参与学校各项重大活动，确保形成的各类文件材料和声像材料收集完整，归档及时（2分）材料证明

合计

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