关于在全省司法行政系统开展电子文件和数字档案登记备份工作的意见

颁布单位：浙江省司法厅浙江省档案局	文号：
颁布日期：2010-11-22	失效日期：
效力级别：地方政府规范性文件

浙司〔2010〕158号

各市、县（市、区）司法局、档案局,省监狱管理局、省劳动教养管理局、浙江警官职业学院,：

为进一步提高全省司法行政系统档案信息安全保障能力，推动档案资源的有效整合，不断提升档案工作服务浙江司法行政工作的水平，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈电子文件管理暂行办法〉的通知》（厅字〔2009〕39号）和浙江省委办公厅、浙江省政府办公厅《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（浙委办〔2009〕140号）要求，现就我省司法行政系统开展电子文件和数字档案登记备份工作提出如下意见：

一、统一思想，充分认识开展电子文件和数字档案登记备份工作的重要意义

电子文件是信息时代国家和社会各项活动的重要记录，做好电子文件和数字档案登记备份工作，对于实现档案证据保全、档案信息安全保障和推动档案资源整合具有非常重要的作用。各单位要坚持以科学发展观为指导，深刻领会上级的文件精神，充分认识做好电子文件和数字档案登记备份工作的重大意义，在遵循“统一规划、突出重点、安全保密、有效利用”原则的基础上，进一步规范电子文件管理和归档工作。各级司法行政部门要积极与当地档案部门联系，加快数字档案室建设，开展重要存量档案的数字化处理，全面推进档案登记备份工作，力争到“十二五”规划期末，全省65%以上的各市、县（市、区）司法局建有数字档案室，实现重要电子公文、电子业务数据和档案数字化成果的登记备份。

二、夯实基础，全面实施档案登记备份工作

（一）认真做好电子文件的归档和管理。各单位的办公室作为保障本单位档案（电子文件）安全和有效的第一道防线和第一责任部门，要实现对本单位的电子文件从形成、办理、传输、保存、利用到销毁等全过程管理。对具有保存价值的电子文件，要按照国家和省的有关标准进行整理归档，确保电子文件的真实、完整、长期可用；对已归档保存的电子文件，要加强安全管理，进行实时或定期备份，确保归档电子文件的真实性、完整性、有效性。

（二）加快重要档案数字化进程。信息化建设是实现档案利用数字化、网络化和信息共享的一项基础性工作。各级司法行政部门要按照安全保密、价值优先、实用优先、开放优先的要求，将属于永久、长期或定期30年保管期限的文书档案(涉及国家秘密的除外)、永久和长期保管期限的业务档案，开展数字化处理工作，加快重要声像、音像、照片等载体档案的数字化转换，并将数字化成果归档保存。

（三）稳步推进数字档案室建设。各级司法行政部门要根据《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》的要求，积极创造条件，建设数字档案室，建立面向全部室藏档案的目录数据库、常用和珍贵档案全文数据库和归档电子文件数据库，集中存储并管理数字档案数据信息；同时从实际工作出发，建立职务任免、荣誉、编研成果等常用专题数据库，为档案登记备份工作打下基础。

（四）积极向同级档案登记备份中心进行登记备份。各级司法行政部门应按同级档案登记备份中心要求，定期向各地档案馆报送电子文件和数字档案的登记信息和备份数据，并对登记备份数据的真实性、完整性和有效性负责。对于电子公文，应先将电子公文转换（或导出）为规范数据格式，并采用一次写光盘或磁带等存储介质脱机保存后进行移交备份；对于传统档案的数字化成果，将数字化扫描图像和目录数据按规定格式存储到一次写光盘或磁带等介质后再进行移交备份。

三、健全机制，保障档案登记备份工作的顺利开展

电子文件和数字档案登记备份工作是一项全新的工作。各各级司法行政部门要明确职责、分工协作，共同推进档案登记备份工作的开展。要成立由档案部门、信息中心及相关部门参加的档案登记备份工作机构，明确各自职责；加大对档案登记备份工作资金投入，配备必要的信息化设施设备；明确档案登记备份工作目标任务和具体工作要求，按照规定及时向同级档案登记备份中心报送电子文件和数字档案的登记信息和备份数据，并将档案登记备份工作纳入单位工作规划和目标考核的内容。各级档案行政管理部门要加强同司法行政部门的配合，完善工作协调机制；加强对档案登记备份工作的指导和培训，加大督查和考核力度；对档案登记备份工作进行考核，推动全省司法行政系统档案登记备份工作的顺利开展。

浙江省司法厅浙江省档案局

二○一○年十一月二十二日

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