关于印发《温州检验检疫局单证档案管理办法（试行）》的通知

颁布单位：浙江省温州出入境检验检疫局	文号：
颁布日期：2013-11-18	失效日期：
效力级别：地方政府规范性文件

温检检〔2013〕104号

各办事处，本局各处室：

《温州检验检疫局单证档案管理办法（试行）》已经局务会审议通过，现予以印发，请遵照执行。

温州出入境检验检疫局

2013年11月18日

温州检验检疫局单证档案管理办法（试行）

第一章总则

第一条为进一步规范单证档案管理，确保单证档案完整、有效，根据质检总局《出入境检验检疫签证管理办法》的有关规定，结合本局实际，制定本办法。

第二条本规定适用温州局本部单证档案管理工作。

第三条单证档案包括报检单及报检所附单证、检验检疫记录、证稿、证单存档联等纸质资料、电子数据等相关原始资料。

第四条单证档案实施分流保管。进口报检批单证档案和出口自检批单证档案保存在局里；非自检批出口报检单证档案保存在报检企业。

第二章职责

第五条检务部门负责全局单证档案的统一管理工作。负责进口报检批和出口自检批单证档案的接收、登记编号、归档和调阅登记审核等工作；负责检查和指导各施检部门对所辖企业自行保管档案的日常管理工作情况。

第六条各施检部门对本部门单证档案的完整性、适宜性和准确性负责。对进口报检批和出口自检批档案，应及时收集、整理并按规定移交检务部门；对所辖企业自行保管的档案应实施有效的日常管理，确保档案完整、有效，易于检索和追溯。

第七条档案移交采取定期集中的方式，每月移交一次，各施检部门应于每月10日前将上月完成检验检疫工作的档案移交检务部门，如遇节假日，则顺延至下一个工作日之前。出口自检批完成相应检验检疫工作的节点为相关检验员完成CIQ2000系统证稿审核的时间点。

第八条各施检部门应指定一名档案移交工作联络人，负责收集、整理本部门应移交的单证档案，并在规定时间内移交给检务部门。

第九条检务部门应指定专人负责档案接收，负责对施检部门提交的清单和档案进行核对，做好接收记录，并及时登记归档。

第三章归档和保管

第十条检务部门在收到单证档案三个工作日内，使用CIQ2000系统中的归档程序将单证档案逐份归档，并按照CIQ2000系统产生的归档号依次排列存放。

对企业自行保管的单证档案，采用每月批量归档方式进行归档。

第十一条单证档案归档后，检务部门应及时整理并实行专人专库保管。

第十二条单证档案保管期限为：出境单证纸质档案二年，入境单证纸质档案三年，电子档案应长期保存。涉及重大案（事）件、典型案例或入境货物检验检疫发现一类有害生物的档案，作长期或永久保存。

第十三条检务部门保管的单证档案到期后，应按保密纸销毁要求处理。销毁时要填写《检务单证档案销毁审批/核销表》，报检务处负责人批准后，到规定地点监督销毁。

第十四条对企业自行保管档案，各施检部门应要求企业按照检验检疫机构的要求及时做好档案的归档和保管工作，确保所保管单证档案完整、正确、便于调档，做到档案单证单单相符、单证内容和所申报的电子数据相符。

第四章档案的调阅

第十五条各部门需调阅企业自行保管的单证档案的，由相关施检部门向企业索取，调阅完毕后，档案仍由企业保存。

调阅本局保管的单证档案的，应填写《单证档案调阅审批表》，经本部门和检务部门负责人签字同意后方可调阅。因司法调查需调阅档案的，须经法制部门和检务部门负责人同意。

第十六条检务部门负责对调阅及归还的单证档案进行登记、核销。各部门调阅的档案应在一周内归还，特殊原因不能按时归还的应说明原因。凡同时需要在CIQ2000系统中进行电子流程调回处理的，施检部门应将电子数据及时提交检务处，重新进行归档。

第五章监督管理

第十七条检务处应定期对由本局保管的单证档案仓库进行检查，保证单证档案仓库的安全和单证档案的有序存放及完整无损。

第十八条施检部门应定期对由企业保管的单证档案进行检查，检查的内容包括单证档案是否按要求整理存放，单证是否齐全，单单是否相符，单证内容与报检数据是否一致等，并及时填写《企业保管档案检查记录》，检查频次一年不得少于两次。对检查中发现的问题应要求企业及时纠正，问题严重的，应提交检务处按有关规定进行处理。

第十九条检务处应定期对施检部门的检查记录进行抽查，发现问题的，应及时与施检部门沟通解决，必要时，对企业自行保管的档案进行抽查。

第六章附则

第二十条本办法由温州出入境检验检疫局检务处负责解释。

第二十一条本办法自发布之日起试行。

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