关于转发市档案局转制公有企业档案工作调研报告的通知

颁布单位：广东省中山市人民政府办公室	文号：
颁布日期：2006-10-10	失效日期：
效力级别：地方法规及地方人大文件

中府办〔2006〕83号

火炬区管委会，各镇政府、区办事处，市属有关单位：

现将市档案局《转制公有企业档案工作调研报告》转发给你们，请贯彻执行。

中山市人民政府办公室

二○○六年十月十日

转制公有企业档案工作调研报告

市政府：

为了解转制公有企业档案管理的状况，加强对转制公有企业档案处置工作的领导，日前市府办文教科与市档案局联合组织开展了转制公有企业档案工作调研活动。这次调研活动得到市政府办公室领导的高度重视，方炳焯副秘书长亲自带队深入企业了解情况，商讨对策。调研组先后到市公用事业集团、兴中集团、原中山糖厂、原威力洗衣机厂、原玻璃厂、美怡乐公司等进行了现场实地考察，并召开了座谈会。市国资委、市公用事业集团、兴中集团以及各厂、公司的相关领导和档案工作人员积极配合，对转制公有企业档案工作的现状，面临的问题和困难做了事实求是的汇报和陈述，同时对今后的工作提出了要求和建议。市档案局组织有关人员对调研中发现的问题进行了分析、研究，提出了应对措施和办法。

一、转制公有企业档案工作的现状

据有关部门的统计，我市的转制公有企业有900多家，其中市公用事业集团公司和兴中集团公司统计提供的转制公有企业有500多家。转制公有企业档案由两大部分组成：一是企业转制过程中形成的档案，包括企业转制的请示、财务决算报告、有关合同协议、企业章程，市府办、市国资委及原市国资局、市体改委等单位的批文等，根据《广东省执行<国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法>实施细则》归档要求，此类档案应归档的有10000多件，现集中存放于各资产营运公司。二是企业转制前形成的档案，包括企业管理档案、产品档案、实物档案、照片档案、职工档案、会计档案等。这部分档案数量大，情况较复杂，是转制公有企业档案的主要部分，其中党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等企业管理类档案排架长度估算为500米（因没有规范整理，无法统计具体数字）。目前企业转制前形成的档案的保管状况，有如下几种情形：

1、由市属资产营运公司集中存放。转制后无留守人员的企业，其档案由公用事业集团、兴中集团分别集中存放。公用事业集团集中存放于兴中道办公楼内，兴中集团则相对集中存放于湖滨路原电梯厂仓库、悦来南路原冠中公司仓库等多处地方。

2、存放于原企业的“壳”中。主要是转制后仍有部分留守人员的原工业企业，如中山糖厂、威力洗衣机厂、中山纸厂等。在企业转制后，企业档案仍存放在原来的库房内，由企业的留守人员看管。

3、存放于转制后的企业中。主要是整体出售的企业，如咀香园、美怡乐、钢管厂等，档案由改制后的新企业保管、利用。

4、转制企业职工档案实行分类托管。干部身份的移交到人才交流中心托管，工人身份的移交到劳动局属下职业介绍服务中心托管，死亡人员档案移交到市档案馆保管。

二、存在主要问题和困难

1、档案散失情况严重。在企业转制过程中，关系到财务、物业的档案，企业领导一般都能予以重视，但对党群行政管理，生产经营技术管理，以及反映企业历史沿革、荣誉、产品生产等方面档案的重要性认识不足，在企业转制过程中没有及时收集，或在档案搬迁过程中监管不力，造成部分档案散失。

2、档案管理不规范。就调查的情况来看，除公用事业集团公司对集中存放的会计档案进行了初步整理、排序，有目录清册外，其余转制公有企业的档案均没有鉴定保管期限，更无编制必要的检索工具，难于有效利用。

3、档案保管条件差，危及档案安全。档案安全保管所要求的防盗、防潮、防高温、防虫、防尘等七防措施都未能按规定落实，部分转制企业特别是关停关闭的企业，档案在仓库随意堆放、灰尘满布，个别关停企业档案室因无人管理，严重危及档案的安全。而随着转制企业留守人员的逐步“撤退”，这部分档案的安全问题将日益严峻。

4、职工档案在分类托管方面存在一定困难。第一，市职介中心库房容量不足。自2003年以来，劳动局属下职业介绍服务中心因为库房容量的限制，再也没有接收。第二，托管费用的支出存在一定困难。按规定职工档案移交市人才交流中心或市职介中心托管，每年均需由个人支付一定费用，但部分职工不愿支付，转制后的企业亦不愿支付，其档案只好“沉淀”于原企业，造成利用的不便，其安全亦难以保证。

5、转制公有企业档案处置费用和人员严重不足。2002年，市政府办公室印发了《转发市档案局、公有企业管理局关于转制公有企业档案管理情况报告的通知》（中府办〔2002〕94号），通知表明，转制公有企业档案处置所需费用由市属公有企业资产营运机构支付。但由于种种原因，有关资金和人员无法到位，致使档案的整理工作处于停滞状态或进展缓慢。目前，市公用事业集团公司、兴中集团公司只安排了2-3名的“留守”人员整理档案（主要是整理职工档案），但按现有的档案数量（据统计现存于公用事业集团的职工档案有9000多宗，另有2000多宗亦需于近期收集；现存于兴中集团的职工档案由12000多宗），人力显然不足，档案的规范整理遥遥无期。

三、几点意见和建议

转制公有企业档案作为企业生产经营以及企业转制这一历史变革的原始记录，既能真实地反映公有企业产生、发展、改革、转制的客观实际，也能为转制后企业今后的发展提供参考，同时，也是企业资产与产权变动的原始凭证，对我市的经济发展史研究等方面，具有重要的价值。根据《广东省执行<国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法>实施细则》的有关规定，参照佛山等市的做法，结合我市目前的具体情况，我们提出以下的意见和建议：

（一）加强组织领导。由市政府办公室牵头成立市转制公有企业档案处置工作领导小组，成员单位由市府办、市国资委、市档案局、市公用事业集团公司、兴中集团公司组成，下设办公室负责档案处置的具体工作。

市档案局具体负责转制公有企业档案处置的综合协调和实施，并根据有关技术标准，组织人员对档案进行整理。市国资委全面配合档案局的工作并做好组织实施工作。转制公有企业档案处置工作领导小组办公室设在市国资委。市公用事业集团公司和兴中集团公司负责转制公有企业档案收集，并提供档案整理场地。

（二）落实相关经费。为有效利用转制公有企业档案，使其应有的作用得到发挥，必须规范整理，进行科学的分类，鉴定保管期限，编制必要的检索工具。因为这部分档案数量大，对其进行规范整理所需的人员工资、档案装具、用品等相关整理费用较多。此外，由于市档案馆库容有限，无法存放转制公有企业档案，经与兴中集团公司协商，该公司同意把其属下一处约500平方米的场地暂借给市档案馆用来保管转制公有企业档案，直至新档案馆建成，因此需要相关保管费用（如保安、水电费等）。请市政府安排档案整理和保管专项经费。

（三）档案归属。规范整理、编目后的档案，按有关规定分别保管：

1、企业转制过程中形成的档案移交市档案馆保存。

2、关闭、关停、破产及转制后成为私营、外资、合资等非公有制企业的公有企业，其转制前形成的企业管理档案、产品档案、实物档案、照片档案等统一移交市档案馆保存。

3、转制后仍为公有企业或公有控股的企业，原企业档案由新企业统一保管，但应另立全宗分开管理。

4、会计档案按转制公有企业管理关系，分别由市公用事业集团公司、兴中集团公司集中保管。

5、职工档案按市委组织部、市档案局、市人事局、市劳动和社会保障局、市老干部局《关于加强人事档案管理的通知》（中档〔2002〕21号）执行，即干部身份的职工档案移交市人才交流中心保存，工人身份的职工档案移交劳动和社会保障局属下职业介绍服务中心保存，死亡人员档案移交市档案馆保存。

中山市档案局

二○○六年九月十八日

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