三门峡市人民政府办公室关于印发三门峡市人民政府办公室档案管理制度等三个制度的通知

三门峡市人民政府办公室关于印发三门峡市人民政府办公室档案管理制度等三个制度的通知

三政办〔2007〕51号

三门峡市人民政府办公室关于印发三门峡市人民政府办公室档案管理制度等三个制度的通知

各科(室),代管单位:

现将《三门峡市人民政府办公室档案管理制度》、《三门峡市人民政府办公室保密制度》和《三门峡市人民政府办公室印章管理使用制度》印发给你们,请认真遵照执行。

二○○七年七月二十日

三门峡市人民政府办公室档案管理制度

为加强市政府及其办公室的档案管理工作,确保档案完整与安全,更好地为经济建设和社会发展服务,根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)等有关法律、法规的规定,结合工作实际,制定本制度。

一、归档范围

(一)上级文件

1.国务院及其办公厅、省政府及其办公厅发布的法规性和政策性以及重要工作指导性文件、电报;

2.省委、省政府下发的重要文件、电报;

3.省政府对市政府请示的批复。

(二)本级文件

1.市政府及其办公室印发的正式文件、电报(包括底稿和重要文件、电报的修正稿,下同);

2.市政府全体会议、常务会议和市政府党组会议以及市长办公会议、市政府专题会议、现场办公会议的原始记录、会议纪要;

3.市政府领导在全市重要工作会议上的讲话;

4.市政府及其办公室的年度工作总结、签订的目标责任书以及述职报告、大事记、组织史沿革;

5.市政府及其办公室领导政务活动中形成的重要信件、电报、电话记录、签订的协议书、图纸、照片、声像、说明书、任务书;

6.市政府及其办公室党组关于纪检、人事、计划生育、安全保卫等方面的重要文件;

7.市政府及其办公室向市人大常委会所作的工作报告、汇报等;

8.市政府及其各部门办理人大代表建议、政协委员提案的答复件和底稿;

9.市政府办公室形成的财务报表、凭证、账簿、工资花名册等;

10.市政府及其办公室应当归档的其他文件、电报和资料。

(三)下级来文

下级机关向市政府呈报的工作报告、年度计划、总结、统计报表。

二、档案归集

(一)市政府办公室机要科(以下简称机要科)负责机要文件和市政府及其办公室各种文件、电报、声像材料的收集、整理、归档、立卷、保管、销毁、移交等工作。

(二)市政府办公室各科(室)每年1月底前将上年度应归档的档案资料移交机要科,不得积存零散档案。

(三)档案立卷应严格把关,认真审核正文、底稿、字迹、附件、图表是否清晰、完整。严禁用铅笔、彩色笔、纯蓝墨水书写、审批文件、电报。对不符合归档要求的档案资料,一律退回重办或补办。

(四)市政府及其办公室领导外出开会带回的文件、资料,应按规定交机要科统一处理后进行整理、归档、立卷、保管。

四、档案查阅

(一)凡查阅档案资料者,须持本单位介绍信,方可到机要科办理档案查阅手续。

(二)来档案室查阅档案资料,应自觉爱护档案,做到轻拿轻翻,不得损坏。严禁在档案资料上圈点、涂改、划线、折叠、抽取及污损。

(三)档案案卷只供查阅使用,一般情况下不予外借,确需复印案卷有关内容的,应经市政府办公室主要领导或分管领导同意后,方可复印。

四、档案保管

(一)市政府及其办公室归档范围内的所有文字、声像、照片、图表等资料一律存交市政府档案室(以下简称档案室)统一保管。

(二)档案室应配备防火、防虫、防盗、防鼠、防尘、防潮、防光害等安全设施。

(三)档案室内禁止吸烟或存放易燃品和食品。

(四)档案室应保持清洁、卫生,坚持经常检查,发现不安全因素及时消除。

(五)存放档案室的档案资料,按照档案管理规定和保管期限,及时移交市档案馆。

五、档案管理

(一)档案管理工作应认真贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策,严格按照《档案法》等法律、法规进行管理。

(二)违反档案管理法律、法规及有关规定,使档案损环、丢失,造成严重后果的,对直接责任人和分管领导依据《档案法》等法律、法规的有关规定进行处理。

三门峡市人民政府办公室保密制度

为做好市政府及其办公室的保密工作,根据《中华人民共和国保密法》(以下简称《保密法》)等法律、法规的规定,结合工作实际,制定本制度。

一、严格执行《保密法》等法律、法规的有关规定,确保机要档案的完整与安全。

二、起草制定属于国家秘密的文件、电报时,应按照《国家秘密及其密级具体范围的规定》确定密级。

三、机要文件应严格签收、登记、编号、传阅、分发、催办、归档等工作程序。年终,市政府各部门应对机要文件进行清理,并按规定退还市政府办公室机要科(以下简称机要科)统一处理。严禁将属于国家秘密的文件资料当作废纸出售。

四、凡涉密文件应通过机要渠道传递,严格按照领导批示意见及时办理,不得随意扩大阅读范围。未经批准,不准擅自摘抄、复印。

五、市政府及其办公室领导外出参加会议带回的机要文件,应及时交机要科统一处理。

六、工作人员在离开办公室前,须将涉密文件、资料入柜上锁,关好门窗。

八、不得擅自随身携带机密文件出入公共场所,不得将机密文件存放在个人手中。

九、不准在通信、电话和任何场所同非涉密人员谈论党和国家机密。

十、在外事活动中,应严守国家秘密,严格遵守外事纪律。

十一、不准使用没有加密设施的无线、有线通信设备、明码和未经有关机关审查批准的密码传递国家秘密。

十二、做好利用计算机及网络进行信息处理的保密工作,计算机应用系统的用户密钥及口令应严格管理,不得向无关人员泄漏,并做到口令定期更换。办公局域网各终端严禁擅自接入Internet(国际互联网)。对擅自接入Internet造成泄密的,要追究当事人的责任。

十三、对违反保密法律、法规等规定和本制度,造成严重后果的,视情节轻重,对直接责任人和分管领导依照《保密法》等法律、法规的有关规定进行处理。

三门峡市人民政府办公室印章管理使用制度

为严格市政府及其办公室印章管理,根据国务院办公厅和省政府办公厅关于印章管理的有关规定,结合工作实际,制定本制度。

一、管理范围

(一)市政府印章、钢印和专用章;

(二)市政府办公室印章和专用章。

二、使用范围

(一)市政府印章的使用范围:

l.以市政府名义印发的文件(包括张贴的通告、布告,下同)、电报;

2.以市政府名义出具的介绍信;

3.以市政府名义发给指定单位(集体,下同)或个人的奖状、证书;

4.呈报上级表彰的先进单位和个人的推荐表;

5.其他需要使用市政府印章的。

(二)市政府钢印的使用范围:

l.以市政府名义颁发的各种证书;

2.办理市政府机关工作人员的有关证件;

3.其他需要使用市政府钢印的。

(三)市政府介绍信专用章的使用范围:

l.以市政府名义出具的工作介绍信;

2.按规定临时出具赴京专用介绍信。

(四)市政府其他专用章按其规定的专用范围使用。

(五)市政府办公室印章的使用范围:

l.以市政府办公室名义印发的文件、电报;

2.以市政府办公室名义出具的介绍信;

3.转市外单位联系工作的介绍信;

4.其他需要使用市政府办公室印章的。

(六)市政府办公室专用章按其规定的专用范围使用。

三、使用印章的审批

(一)编文号的市政府及其办公室文件、电报和未编文号的信函等,凭领导签发的处理签加印。

(二)市政府印章,由市长签字同意方可使用;市政府办公室印章,由秘书长签字同意方可使用;市政府介绍信专用章,经负责联系工作的副秘书长同意方可使用。

(三)若需临时赴京专用介绍信,凭县级单位介绍信换发。

四.使用印章登记

凡以市政府及其办公室名义发便函、出具介绍信或其他需要使用印章的,均由监印人员在《使用印章登记簿》上逐项登记清楚。出具市政府及其办公室的介绍信,应留存根;签署的协议、合同,应留副本存档。

五、监印人员管理职责

市政府印章、市政府办公室印章分别由市政府办公室机要科、综合科管理。

(一)监印人员应当政治可靠、坚持原则、责任心强。

(二)做到妥善保管印章,保证印章的绝对安全。

(三)严格按规定使用印章,凡不符合审批手续和使用印章规定的,不准使用。

(四)认真履行登记手续,保存好《使用印章登记簿》和有关存根、副本等,以备核查。

(五)对使用印章的秘密级以上文件、电报和介绍信内容,要严格保密,不得泄漏。

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