遵义市人大机关档案管理制度(修订)

遵义市人大机关档案管理制度(修订)

遵义市人大机关档案管理制度(修订)

遵人常办[2009]37号

（2001年5月市人大常委会办公室制定，

2009年6月5日市人大常委会秘书长办公会议修订）

第一条为了进一步提高人大机关档案工作水平,逐步实现市人大机关档案管理的规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《贵州省档案条例》等法律法规的有关规定，结合市人大机关工作实际，制定本制度。

第二条市人大机关档案是指市人大及其常委会履行宪法和法律赋予的职责，在各种会议、活动和机关日常工作中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件资料等。

第三条市人大机关的档案工作必须严格遵循国家有关法律法规，依据档案管理有关原则与规定，实行集中统一管理，确保档案的完整与安全。

第四条市人大机关档案工作的组织领导

（一）市人大机关的档案工作由秘书长或分管副秘书长领导，办公室秘书科具体负责。其业务工作接受上级档案部门及同级档案行政管理部门的指导与监督。

（二）市人大常委会分管秘书长分工管理，办公室机要员兼职档案员，负责本机关各有关资料的收集、整理、归档工作，并联系本机关各专委会和常委会工作部门的建档工作。

（三）市人大机关应视情况酌情加大投入配备设施，运用计算机等现代化科技手段管理档案，广泛运用计算机检索，实现档案管理现代化。

（四）市人大各专门委员会、常委会工作部门负责本部门工作形成的有关资料建档工作。由办公室牵头，建立档案工作网络，确保机关档案的完整和齐全。

第五条本机关档案工作职责

（一）统一管理本机关的全宗档案；

（二）市人民代表大会、市人大常委会会议、常委会主任会议、主任办公会议、秘书长办公会议文件，市人大常委会党组、市人大机关党委、市人大各专门委员会、常委会工作部门日常形成的文件、材料、声像资料的收集、整理、立卷、归档工作；

（三）为档案的利用提供服务；

（四）档案的统计、保密和安全管理工作，定期向档案馆移交永久性的档案。

第六条档案的保管期限定为永久、30年和10年三种。

第七条确定保管期限和立卷归档范围的原则

（一）反映市人大机关主要职能活动和基本历史面貌，对人大机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，保管期限为永久。主要包括市人民代表大会、常务委员会、主任会议等会议材料，监督工作材料，处理重要问题形成的主要文件材料，人事任免工作中形成的文件材料，重要的请示、报告、计划、总结、综合统计报表、组织机构沿革材料、大事记等。

（二）在较长期间内对机关工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。主要包括：市人大机关一般工作中形成的文件材料，一般会议的主要文件材料，其他与本机关职能活动有关的比较重要的文件材料等。

（三）在一定时间内对本机关工作有参考利用价值的文件材料，保管期限为10年。主要包括：市人大机关一般事务性的文件材料，中央和有关部门颁发的非本机关主要业务但需要贯彻执行的文件材料等。

第八条各类材料的归档时间为：纸质文件、电子文件在次年1月底前归档，其他材料档案按其完成的时间归档。

第九条根据市人大机关工作的特点，为便于保管和利用，档案整理可采用以下几类方法

（一）会议类：市人民代表大会、市人大常委会会议、主任会议、各专委会会议及其他重要会议形成的档案，按会议的届、次排列、编号。

（二）请示、报告类：向市委的请示、报告及市委的批复；向省人大的请示、报告，报请备案的报告等，按时间排列、编号。

（三）刊物类：《遵义人大》、《会刊》、《遵义人大信息》等，按期数整理、保存。

（四）综合类：市人大常委会、市人大各专门委员会、常委会工作部门、市人大机关党委的工作计划、总结；机关干部人事任免、人事工作函件、奖惩材料、干部职工统计；视察、调查研究、信访工作材料、电话记录；与市级机关和省、各县、自治县、区（市）人大及有关单位联系工作的函件等，归类整理。

（五）选举类：换届选举工作计划、报告、总结；选举试点工作材料、选举工作会议材料、选举工作统计报表、汇报材料；《选举工作简报》等。

（六）代表议案、意见、建议类：代表议案处理意见报告；关于议案意见办理情况报告；改作意见、建议处理的议案；代表建议、意见及办理情况等。

（七）评议类：工作评议活动中形成的评议意见、述职报告、领导讲话等。

（八）声像档案类：录音、录像、照片、光盘、缩胶片等。

（九）实物和荣誉档案类：奖杯、奖旗、奖状、荣誉证书等及对内、对外交往活动中赠送的有纪念意义的物品等。

第十条加强档案的安全保护，健全防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，确保档案完整。

纸质材料档案、声像材料档案等不同载体类型的档案，应分别保管。

第十一条档案利用的原则

（一）档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守机密。不随意提供档案或扩大利用范围。

（二）本机关工作人员借阅、利用档案，需办理借阅登记手续。外单位因工作需要阅查档案，须持单位介绍信，并经市人大常委会分管秘书长同意登记后，方可查阅。档案一般不外借，特殊情况须经市人大常委会秘书长批准。

（三）借阅的档案资料必须妥善保管，并注意保密，不得转借。各级各类人员查阅、利用档案，对所查阅、借阅的档案要注意爱护，严禁在案卷上圈划、涂抹、折叠，更不得拆卷和撕毁。凡失密、损坏档案者，按档案法和保密法等有关规定予以处理。

（四）档案借阅用毕后要及时归还。借阅时间一般不得超过15天；如继续借阅，须另行办理续借手续。

第十二条对借阅较重要的档案，并已利用的，应及时做好利用效果的登记工作。

第十三条做好档案的统计工作，每年立卷归档完毕后，进行统计，填写统计报表，按时报送市档案行政管理部门。

第十四条根据保管期限的规定，应对本机关档案定期进行鉴定。鉴定工作在分管秘书长主持下，由有关业务科（室）和档案员组成鉴定小组，对已到期的档案进行鉴定，提出保存或销毁档案。

第十五条按照国家档案局规定，定期向市档案局移交档案。移交档案应符合各级综合性档案馆接收档案的标准。

附件：《遵义市人大机关档案的收集、立卷分工及案卷质量要求》

《遵义市人大机关会计档案管理制度》

主题词：人大机关档案管理制度

送：市人大常委会主任会议成员、副秘书长、办公室专职纪检员，市人大各专门委员会、常委会各工作部门；市委办、市政府办、市政协办、市档案局，各县、自治县、区（市）人大常委会；市人大机关各科（室）

遵义市人大常委会办公室2009年6月5日

共印45份

遵义市人大机关档案的收集、立卷分工及案卷质量要求

第一条遵义市人民代表大会及其常务委员会、市人大各专门委员会、常委会工作部门和机关党群组织等在工作中形成的、具有查考作用，对国家和社会有保存价值的各种门类和载体的材料，都必须立卷归档，由市人大常委会办公室统一管理。

第二条立卷归档工作是本机关各部门的工作任务之一。市人大各专门委员会办公室、市人大常委会各工作部门应确定专人承担本部门的立卷归档工作。其职责是：贯彻档案管理法律法规，加强对档案工作的管理，负责本部门档案材料的收集、整理、保管、统计及移交工作。

市人大常委会领导和各专门委员会、常委会工作部门领导外出参加各种重要会议的文件资料，回来后应交办公室秘书科归档保存。

第三条各部门完成某项工作任务之后，对于具有保存价值的文件材料，应按照文件材料形成的规律和特点，及时完整地收集齐全，存档。个人不得留存或销毁应归档的文件材料。

第四条立卷分工

1、市人民代表大会、市人大常委会、常委会党组会议、主任会议形成的文件（含记录材料）；以市人大常委会、常委会党组、办公室名义起草的文件；省人代会资料汇编、省人大常委会文件、《遵义人大》、《会刊》、《遵义人大信息》以及市人大常委会日常形成的文件、材料由办公室秘书科收集、整理、立卷。

2、以市人大常委会名义召开的重要会议、代表培训等形成的文件材料由机关承办会务工作的部门收集、整理、立卷。

3、市人大常委会在各种会议、活动中形成的录像带、录音带、照片及各种活动的宣传报道材料等，由办公室秘书科收集、整理、编目。

4、市人大常委会主任会议、主任办公会议、秘书长办公会议形成的会议纪要，由办公室秘书科收集、整理、立卷。

5、执法检查、评议、视察调查所形成的文件由对口联系的各专门委员会办公室、常委会工作部门收集、整理、立卷。

6、市人大代表提出的议案、建议、批评和意见及办理情况材料；市人大常委会领导联系代表并与代表座谈形成的文件材料；省、市人大代表在视察和其他重要活动中形成的文件材料；市人大常委会关于人事任免工作形成的文件材料；市人大换届选举材料等，由选任联委收集、整理、立卷。

7、市人大常委会外事活动中形成的文件材料由办公室秘书科收集、整理、立卷。

8、上级人大转交的信访件、重要的群众来信来访，有领导批示的来信来访办理情况，由信访办收集、整理、立卷。

9、市人大常委会党组织形成的有保存价值的文件材料，由机关党委收集、整理、立卷。

10、市人大常委会机关行政后勤工作中形成的文件材料，由办公室秘书科收集、整理、立卷。

第五条案卷质量要求

1、归档材料

（1）用纸要质量好，规格统一（A4型），左侧留出3公分装订线，对不符合要求的，要采取标贴、裁切、折叠等措施。

（2）书写应使用蓝黑、碳素墨水钢笔或毛笔，禁止使用圆珠笔、铅笔、彩色笔。如归档材料不符合书写要求，应采取重新誊写等措施，并在备考表中加以说明。

（3）承办人应注重形成、积累、保存反映工作情况，具有查考利用价值的材料，立卷归档时材料种类、份数以及每份文件的页数均不可缺少与重复。

2、组卷与材料排列

（1）组卷的基本方法是依据文件所具有特征，分析文件之间的主要联系，按照文件的作用、主题、名称、时间、通讯者、地区六个特征，灵活运用或结合使用两个以上的特征组成案卷。

（2）归档的材料中，不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。

（3）卷内文件材料应区分不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依次排列一起，不得分开，多种文字形成的同一文件分别立在一起；每份文件的正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；重要法规性文件的历次稿依法排列在定稿之后；其它文件材料依其形成规律或特点进行排列。

3、立卷操作

（1）卷内文件材料应按顺序依次盖上页号或件号，应统一盖在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角，页码要清晰。

（2）案卷应按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件的题名不要随意更改和简化。没有题名的应拟写题名；有的虽有题名，但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者和年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项目；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。

（3）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况说明，按规定填上立卷人、检查人的姓名和时间。备考表应置卷尾。

（4）卷内文件材料要去掉金属物，凡书写未留装订线的应补贴加边。对破损的文件材料应按裱糊要求进行托裱；小张的文件应裱糊在A4型纸上，大张的文件须要折叠。不符合书写质量要求的要予以重新誊抄，如无法誊抄而采取复制等手段的应与原件一并立卷，并在备考表中加以说明。

（5）案卷装订要有利于保护卷内文件，要牢固、美观。装订要使用统一的卷皮。采用三孔一线的方法装订。

（6）案卷封面及属于机关档案全宗的案卷面由档案管理人员统一填写。

遵义市人大机关财务档案管理制度

一、市人大机关财务档案由办公室财务科集中统一管理;专柜存放,按年、月、保管期限立卷存档。

二、会计凭证应按月装订成册,会计档案要分年立卷,做到归类存放,规范编号,按时登记,目录索引。

三、财务档案要有专人保管,档案柜要做到随时加锁。

四、存档的财务档案要做到目录清楚、调阅方便。需调阅会计档案,应出具证件、信函,按照管理权限，经过分管秘书长批准后,方可调阅。

五、调阅的财务档案应明确范围、册数,每一次调出，均按要求填写“会计档案查阅登记薄”。

六、查阅财务档案应有会计档案管理人员在场陪同,所查原件须经分管秘书长批准后方可抄录、复制或拍照,但不准抽出原件或拆散重新装订。

七、财务档案一律不准外借。

八、财务档案的销毁,应按销毁权限,提出销毁意见,经上级批准后,指派专人监销,保管人员和分管秘书长共同清点册数,复查内容后,按有关规定进行销毁并报有关部门备案,且在相应的“目录”上注明“销毁”字样。

九、财务档案管理人员变动时,须办理交接手续。

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