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鹤岗市人民政府办公室关于加强文秘工作的通知
鹤岗市人民政府办公室关于加强文秘工作的通知 颁布单位：黑龙江省鹤岗市人民政府办公室 | 文号：鹤政办发〔2009〕56号 ---|--- 颁布日期：2009-08-25 | 失效日期： 效力级别：地方政府规范性文件 | 鹤岗市人民政府办公室关于加强文秘工作的通知 鹤政办发〔2009〕56号 各县、区人民政府，市政府各有
鹤岗市人民政府办公室关于加强文秘工作的通知
| 颁布单位：黑龙江省鹤岗市人民政府办公室 | 文号：鹤政办发〔2009〕56号 |
|---|---|
| 颁布日期：2009-08-25 | 失效日期： |
| 效力级别：地方政府规范性文件 |
鹤岗市人民政府办公室关于加强文秘工作的通知
鹤政办发〔2009〕56号
各县、区人民政府，市政府各有关单位，驻鹤各有关单位：
目前，文秘工作正处于从传统纸介质向办公自动化过渡的转型期，诸多新情况、新问题急需梳理和界定，加之一些单位的办公人员调整频繁，严重影响了文秘工作效率和质量。为进一步推进文秘工作的开展，严格落实《国家行政机关公文处理办法》和《鹤岗市人民政府工作规则》，规范文秘行为，保障政令畅通，现将有关工作通知如下：
一、公文方面
（一）关于取文工作
目前，大部分单位实现了网络收文，而另一部分单位仍执行专人收取纸质文件的制度，现提出以下几点要求，请各单位贯彻执行。
1.执行专人取文的单位要按以往的规定，在周二、周四上午8：30至11：00到市政府发文室收取文件，凡未登记取文者视为未取文行为；凡未按时取文者，市政府将点名通报批评；凡累计5次未取文者，市政府责成其单位主要领导做书面检查。
2.实行网上取文的单位要确定一至二名专（兼）职取文人员。按规定，每隔一小时，须上网查收文件一次，上班后要首先上网浏览来文情况，下班前要保证本日所有文件收取齐全后，方可离岗。各单位要将本单位网上取文人员统计表于9月15日前填写完整后报市政府办秘书科备案（详见附件）。
从本通知下发之日起，各类会议通知实行网上运行，各单位未按时按要求收取网络文件和会议通知的，影响工作开展的，市政府将点名通报批评，追究单位相关领导责任，凡累计5次未取文者，市政府责成单位主要领导做书面检查。
（二）关于主办文件及领导批示件的办理和催办工作
主办文件和领导批示件是最为重要的文件，事关工作的部署和指示，事关紧急公务和突发事件的处置，事关上级政策的传达和贯彻。各单位务要高度重视主办文件及领导批示件收取、办理、落实和反馈工作。在秘书科发出取文通知后，各单位要及时派专人收取文件，对于文件内容和批示精神要迅速安排落实，同时，各单位主要领导要在文件批办单上签署意见。如部分工作出现需调研、调查、研讨等情况，不能第一时间反馈的，请各单位将公文复印（涉密文件除外），原件签字返回。各单位提出的办理意见或办理结果以正式公文上报市政府办秘书科，以利于市政府办向市领导反馈。如市领导批示的信件或其它形式的非主办件，各单位可将办理结果或办理意见以白头文形式报告市政府办秘书科，需加盖本单位公章。按文件催办要求，一般函件不超过7天，紧急文件按要求办结。因特殊情况7天内不能办结的，需书面向市政府办秘书科作出说明，既未在7天内办结，又未向政府办秘书科作出书面说明，进而影响工作落实的，追究单位相关领导的责任。
（三）关于文件的收发工作
目前，基层单位上报文件存在诸多问题，主要表现在：一是报送市政府的公文未由单位主要领导或主持工作负责人签发，报告中夹带请示事项；二是报请市政府审批的事项涉及其他部门职权时未经充分协商和会签，即以本单位主观意愿上报文件；三是白头文件主送领导个人或多头主送，造成领导同志交叉批示，或者主办文件滞后签批；四是文件制作质量低，层次、条理不清，语句不通，串行丢字等。
按市政府主要领导的指示，根据《国家行政机关公文处理办法》的要求，现将文件的收发规定重申如下：
在收文方面，坚持文件“十不收”原则
1.越级行文；
2.未使用“呈”字，未署签发人；
3.直送领导个人（市政府领导个人不受理部门直送有关请示报告，所有公文应先报秘书科，按行文程序理）；
4.请示资金（按领导指示报市财政局，由财政部门提出意见）；
5.内容混淆不清（请示报告不分或一文多事、一事多文）；
6.一文多送；
7.重复行文；
8.未使用规范文件头印制；
9.文件份数不足3份，附件不全；
10.呈文日期与落款日期间隔超过3天。
在发文方面，坚持“八不发”原则
1.属于部门职权范围内可以办理的事项和可以解决的问题；
2.对省政府各部门下发的文件提出贯彻执行意见；
3.部门可直接向省归口部门请示、报告的工作；
4.已在会上印发的领导同志讲话、报告会上已部署的工作；
5.经市政府批准召开的各种专业会议的通知；
6.各部门启用印章的行文；
7.照抄照转、内容空泛、对指导工作没有实际意义的文稿及能口头答复的事项；
8.未履行签批程序的公文。
为进一步精减文件，提高文件质量，市政府办在行文中坚持以下几点：一是严格控制行文的规格，大力压缩不必要的行文，控制文件数量；二是严格控制联合行文，属于部门职权范围内的工作，市政府不再组织联合行文或上升为政府层面行文，由部门联合行文下发；三是坚决杜绝重复行文；四是严格控制文件升级；五是白头签批的文件一律履行发文程序后，方可行文印发；六是严把质量关，凡基层单位上报的公文及代拟文稿在文字、格式、体例等方面不符合要求的，一律返回重新起草。七是规范文件报送方式，凡上报的代拟文稿的电子版，一律通过政务网的电子信箱传送，涉密文件电子版以光盘形式报送。
（四）关于直送市领导简报工作
市政府受理信息简报部门为市政府办信息科，凡上报的信息皆由信息科汇总、审核、摘编后上报市政府领导。市政府办秘书科原则不受理各单位报送信息。确需直送市领导的信息，须经市政府办主要领导同意，在秘书科备案后，方可将信息、简报送至秘书科，由秘书科直接呈市领导审阅。可列入直送信息的有：一是全市经济社会发展的数据统计信息，如统计局制作的月度、季度报表等；二是当前的重点工作，如汛期时的汛情简报、气象简报等；三是有关突发事件、社会稳定的应急信息；四是国家、省各部门的各类信息、简报；五是领导批示同意列入的信息、简报。
（五）公文处理流程
1.签收。各单位上报的公文需一式三份，按GB/T9704-1999国家行政机关公文格式标准印制，报至市政府办秘书科。秘书科文书进行审核后，填写文件批办单，登记呈阅。凡不符合要求的，秘书科将文件退回起草单位；请示以市政府或市政府办名义行文的，同时需传送电子版。
2.批办。市政府办政务副主任按领导分工，视文件内容，将文件分拨至市政府办主任、秘书长、副市长、市长，市领导对文件进行批示。
3.转办。秘书科取回领导批示文件后，按批示内容转至有关单位办理，按文件流向主要有三个方面。一是转基层单位办理；二是列会进行研究；三是转政府办文件制作部门审核下发文件。
4.承办。基层单位接到主办文件后，要按要求和时限办结，并将结果以书面形式报市政府。如工作完成需较长时间的，要将原件签字后返回秘书科，可留复印件（涉密文件除外），并续报进展情况。为便于掌控文件办理效果和时限，保证文件的时效性、严肃性，基层单位如直接向市领导反馈办理情况，需通报市政府办。
5.催办。市政府办负责主办文件的催办工作，各单位要按规定积极办理，按时返文。文件要妥善保管、不得横传、及时返回。对累计3次催办仍不返文的单位，市政府将点名通报批评，因此贻误工作或造成损失的，追究单位主要领导、主管领导及有关人员责任。
6.办结。文件办结后，省及省以上来文由秘书科归档；各基层来文返回起草单位；以市政府或市政府办名义行文的，作为底稿归档立卷。
二、会务方面
为进一步提高会议效率和质量，加强会风会纪，保证会议效果，保证会议决策迅速贯彻落实到位，现就会务管理方面要求如下：
（一）大力精减会议。各类会议要以开短会、精会为宗旨，严格控制会议数量，能合并召开的要合并组织召开会议；能用其它方式传达贯彻的，原则上不召开会议；提倡在条件允许情况下，尽量采取视频方式召开会议；没必要召开的会议，坚决不允许召开。严格控制会议规模，根据会议要求和性质，确定参会单位和人员，不得擅自扩大范围、不得邀请无关领导出席会议；各单位主管领导参会即可满足会议要求的，不得强邀主要领导参加。同样，要求主要领导必须参加的会议，各单位无故不得改派其他领导参加。严格履行会议审批程序，拟召开会议时，一类会议按规定上报市政府审批，明确会议时间、会议地点、参会范围、邀请领导、会议日程等要素，以便于市政府统筹安排、科学摆布。
（二）加强会议纪律。会议是传达上级精神、研究部署工作、综合分析决策、解决突发事件的重要渠道，各单位必须按要求参加会议，如有特殊情况，要严格执行会议请假制度，向市政府主持会议领导请假，并通知组织会议部门。市政府将严格执行会议通报制度，对迟到早退的、不按要求参会的、缺席会议的、协助组织会议不力的单位和领导进行点名通报批评；情节恶劣、后果严重的责成做出书面检查；如因缺席会议而导致发生事故的，追究有关人员责任。
（三）加大督办落实。会议效果体现在贯彻落实上，一方面，市政府督办室要对会议决策进行跟踪督办，确保政令落实到位；另一方面，各单位要将贯彻落实情况以书面形式报指定部门，积极主动地完成所布置的任务。
本通知下发后，市政府办将严格按通知要求开展文秘工作，各单位要认真贯彻执行，确保工作不出空档、不出纰漏、平稳有序。特此通知。
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