郴州市人民政府办公室关于进一步加强和规范公文处理工作的通知

郴州市人民政府办公室关于进一步加强和规范公文处理工作的通知

郴州市人民政府办公室关于进一步加强和规范公文处理工作的通知

郴政办发〔２００９〕１０号

各县市区人民政府，市政府各部门、直属机构、部门管理机构，中省驻郴各单位：

公文处理是保证国家行政机关高效协调运转的重要基础工作。近年来，我市各级行政机关公文处理规范化水平不断提高，但由于形势的发展和文秘人员的频繁变动，部分单位公文处理仍然存在一些问题：一是公文格式不规范。有的单位制发公文，上行文、平行文、下行文格式不分，公文要素不全、不规范，有的单位以内部呈批件、白头信函向市政府报送公文，有的单位报送市政府的公文未由单位主要负责人或主持工作的负责人签发或审核。二是将报请市政府审批的公文直接报送市政府领导个人，有的多头分送又未注明分送情况，造成市政府领导交叉批示。三是请示和报告文种不分，请示性公文不用上行文格式，报告中夹带请示事项。四是市政府部门管理的单位和市属企业等越级向市政府报送公文。五是报请市政府审批的事项涉及其他部门职权时未经充分协商和会签，有的公文会签时间过长。六是报送市政府审批的公文给市政府研究决策的时间过短，有的直接找市政府领导要求即送即批，部分单位对市政府领导批示件办理不及时或反馈办理情况不及时。为切实做好新形势下公文处理工作，根据国务院、省政府有关文件精神和《湖南省行政机关公文处理办法》等规定，经市人民政府同意，现就有关事项通知如下：

一、规范公文办理程序

（一）规范公文报送

各级各部门向市政府报送公文，必须严格执行“一个口子进、一个口子出”制度。除市政府领导直接交办的个别事项或确需直接报送审批的敏感涉密事项、重大突发事件及部分涉外事项外，一律送市政府办公室秘书一科（以下简称秘书一科）按程序办理，不得将公文直接报送市政府领导个人，更不得多头分送。不得委托外单位人员代送公文。对未按程序报送的公文，秘书一科不负责跟踪办理。

报送市政府的公文（请示、报告）必须由单位主要负责人或主持工作的负责人签发，应采用规范的上行文格式，不得以内部呈批件、白头信函等非正式形式上报。

请示应一式三份，一事一报，并在附注处注明联系人和联系电话；报告中不得夹带请示事项。有关部门报请市政府审批的事项，凡涉及其他部门职权的，必须主动与相关部门充分协商，经相关部门会签后，由主办单位行文上报市政府审批，或由主办单位和相关部门联合行文报市政府审批。部门之间存在分歧经协商仍不能取得一致意见的，主办单位应列明各方理由，提出办理建议，经相关部门会签后再行文报市政府决定。

原则上市政府不直接受理企事业单位的请示性公文。确需市政府研究决策的事项，由企事业单位的主管部门或所请示事项涉及的主要职能部门向市政府行文请示。属于市政府主管部门或所请示事项涉及的主要职能部门职权范围内的具体问题，由行文单位直接向相关部门请示或协商处理。市政府各部门不得将职权范围内能够解决或能够协调有关部门解决的事项向市政府行文请示。

原则上市政府不直接受理申请解决经费、人员编制方面的请示。申请解决经费、人员编制方面问题的，直接向市财政、编制部门行文申请，由市财政、编制部门提出意见后，再按程序报市政府研究决定。

各级各部门有关事项需以市政府名义行文报送省政府或省直部门的，须先经市直对口或职能部门审核、会签。如同意行文上报，再报送秘书一科按程序行文。以市政府名义报送省政府的请示性公文，原则上使用电子公文传输系统及时报送；不适宜电子公文传输的涉密公文和有附件的公文以及报送省直部门的公文，由主办单位在成文之日起３个工作日内报送省政府或省直部门。

（二）规范公文审核

以市政府或市政府办公室名义出台重大政策措施，原则上需经市政府常务会议审议通过或市政府领导主持召开相关会议研究审定。以市政府或市政府办公室名义制发公文，由主办单位按照公文格式和标准起草初稿，送有关单位会签，并经主办单位主要负责人或主持工作的负责人审核签字后，送市政府办公室联系科室初审，再送秘书一科审核，进入文件审签程序。其中涉及公民、法人和其他组织权利义务，在一定时期内反复适用，具有普遍约束力的规范性文件，应按《湖南省行政程序规定》先送市政府法制办进行合法性审核，再送秘书一科审核。

以市政府或市政府办公室名义制发公文，主办单位须填写《郴州市人民政府代拟公文起草说明卡》（见附件１），说明需要发文理由，附上代拟文稿及有关法律法规政策依据、有关部门（单位）协调会签意见等，并提供代拟文稿软盘。属于规范性文件的，还应提供起草说明书。

三规范领导批示办理

原则上市长的批示件由秘书一科转市政府督查室，由市政府督查室负责督办并向市政府领导反馈办理情况；除重大事项外，其他市政府领导的批示件由秘书一科转市政府办公室联系科室，由市政府办公室联系科室负责督办并向市政府领导反馈办理情况。市政府督查室要定期检查市政府办公室各联系科室的督办情况。市政府督查室、市政府办公室各联系科室向承办单位转办公文时，应填写《郴州市人民政府办公室公文转办单》见附件２，明确相关办理要求。

对市政府领导明确要求地方或部门办理并报告结果或批请地方或部门负责人研究处理的批示件，地方或部门应按规定时限抓紧办理并及时报告办理情况。原则上一般公文在７个工作日内办结，紧急公文按批办时限要求办结。市政府领导批示多个部门办理的，主办部门要主动与其他部门沟通、协商，及时汇总上报办理情况，相关部门要积极配合。确因特殊原因需要较长时间办理反馈的，应及时向市政府办公室说明，报告办理进展情况。

对市政府领导批请地方或部门负责人“阅”、“参阅”、“参考”等参阅性批示件，除重要事项外，地方或部门可以不单独行文回复。

（四）严格公文退文制度

公文报送有下列情况之一的，秘书一科不予受理：“倒行文”的；公文质量差的；越级上报的；公文未经市政府办公室联系科室初审的；规范性文件未经市政府法制办审核的；格式不规范的；未由单位主要负责人或主持工作的负责人签发或审核的。

对不属于受理范围、公文要素不全、内容和体例不符合规定的公文，一律退回主办单位，由其按规范程序重新报文。

二、提高公文办理质量

各级各部门制发公文必须严格按《国家行政机关公文处理办法》规定的格式和标准执行。公文内容必须符合国家法律法规及上级政府的有关文件精神。如提出新的政策规定等，要切实可行并加以说明。公文起草要做到情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，标点正确，篇幅力求简短，人名、地名、数字、引文准确无误，相关附件材料齐全规范。

需发市政府专题会议纪要的各类会议，原则上市政府办公室联系科室要安排工作人员参加，协助主办单位起草会议纪要，并对会议纪要内容格式初审把关，提供参会人员名单。

凡代拟公文质量不高、有明显错误、相关附件材料不齐全的，秘书一科将予以退回。

三、严格控制发文数量

各级各部门要按照有关规定严格把关，尽可能减少发文数量。

以市政府名义制发公文的事项主要是：法律、法规、规章规定和省政府文件规定的事项；贯彻落实省委、省政府方针政策和市委重大决策的事项；市政府的重要工作部署；

处置重特大突发公共事件的有关事项；与省直有关部门商洽工作、请求批准事项、函告情况；与外市州人民政府商洽工作。

以市政府办公室名义制发公文的事项主要是：经市政府授权或根据市政府领导指示，市政府工作中的专项事务、具体问题及一般工作安排部署。

有下列情况之一的，不以市政府或市政府办公室名义发文：国务院、省政府文件已发至县市区或乡镇政府的；贯彻省政府部门来文的实施意见；部门职责范围内的工作事项；部门联合发文能够解决的事项；各类领导小组等机构召开会议所形成的纪要；过去已有文件规定，未出台新政策措施的事项。

四、明确公文办理时限

市政府常务会议、市长办公会议、市政府专题会议纪要原则上要求在会议结束后３个工作日内拟出初稿，４个工作日内完成审签程序。经市政府常务会议、市长办公会议审议并通过的文件送审稿（原则上），原则上主办单位应根据审议意见在会议结束后７个工作日内修改完毕，送秘书一科进入办文程序。

规范性文件合法性审核时间一般不超过１０个工作日（不含部门会签时间）。文件内容涉及多个部门的，由相关部门主要负责人或主持工作的负责人会签。部门之间征求意见或会签文件时，除主办单位另有时限要求外，相关部门原则上应在主办单位将公文送达后３个工作日内会签完毕或回复明确意见，严禁相互推诿扯皮。如因特殊情况不能签署意见或按期回复的，相关部门应主动与主办单位沟通并商定回复时限及方式，否则主办单位可视其为无异议，并据此继续办理公文，但应在报送市政府的公文中说明有关情况。

各级各部门需要请示市政府的事项，应当做好前期工作，及时上报，给市政府留出足够的研究决策时间，一般事项不少于１４个工作日；对紧急事项，应事先与市政府办公室沟通说明，尽快行文（标注“急件”）报送。

五、加强公文保密工作

各级各部门要高度重视公文（包括纸质公文和电子公文）保密工作，特别是单位负责人要带头严格执行有关规定，建立健全公文保密工作制度，确保国家秘密保密安全。在报送市政府公文及其他公文时，涉及国家秘密的公文应当根据有关规定准确标注密级和保密期限。重要的保密性公文、密码电报的传送，要做到专人专车。要加强电子公文传输系统的使用管理，电子公文传输系统所使用的电子印章密钥盘、电子ＣＡ证书必须确定专人管理，在电子公文传输系统内严格按规定使用，不得另作他用。公文管理人员要严格按照《保密法》有关规定，切实履行职责，做好本部门（单位）公文保密工作，严禁公文乱放乱传和失泄密事件发生。

六、加强公文处理业务指导

市政府办公室将定期对各级各部门公文处理情况进行综合分析，并视情况予以通报。对因公文处理不当造成不良影响的，将按规定追究相关单位及相关人员的责任。秘书一科应切实加强对全市各级各部门行政机关公文处理的业务指导，努力提高全市行政机关公文处理的质量和效率。

附件：

１．郴州市人民政府办公室代拟公文起草说明卡

２．郴州市人民政府办公室公文转办单

郴州市人民政府办公室

二○○九年三月十九日

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