晋中市人民政府办公厅关于进一步加强公文报送管理工作的通知

晋中市人民政府办公厅关于进一步加强公文报送管理工作的通知

晋中市人民政府办公厅关于进一步加强公文报送管理工作的通知

各县（区、市）人民政府，开发区管委会，市直各单位：

公文是各级单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是履行职责、依法行政和进行公务活动的重要工具和载体。公文质量反映着部门的行政管理水平和工作作风，直接影响着政府施政效能的发挥。为了进一步落实《党政机关公文处理工作条例》，提升我市公文报送水平，确保公文质量，特作如下通知：

一、目前我市公文报送中存在的突出问题

近年来，我市各级单位公文报送规范化水平不断提高，公文运转基本正常，政令比较畅通，为完成市政府及其部门各项中心工作做出了应有的贡献。但由于形势的发展、文秘人员的频繁变动，很大一部分单位在公文报送中仍存在着一些突出问题亟待解决：

（一）发文程序不健全。有些单位上报件很不严肃，逻辑混乱，漏洞百出，错字连篇，归究原因是部门发文程序缺失、程序倒流或程序设置不规范合理。有的单位由业务科室负责人甚至只是起草人起草后，就直接上报行文；有的单位“一把手”只署名不审核，审签形同虚设；有的单位把本该部门承担的报送件核稿、把关职责全部推卸上交到市政府。

（二）违规报送文件。有些单位不按正常渠道、正常程序报件，报请市政府或市政府办公厅的常规件直接呈送领导个人，有的多头分送又未注明分送情况，造成领导交叉或重复阅文批示、领导签批事项无登记、公文流转无法跟踪和催办转办，甚至公文倒转中不知流向；有的单位拟以市政府或市政府办公厅行文，部门之间会商意见不一致就遮掩事实擅自行文上报，有的单位甚至篡改其它部门提出的原则性会商意见；有的单位把自身职权范围内能够处理或无须报批的事项呈报市政府，上交矛盾或明知故请。

（三）人为制造紧急公文。一些单位对工作没有有效的铺排和计划，工作被动拖沓，有的临事却要求即呈即批、即报即办；有的报送件报送过来已超过了工作要求的规定时限；有的报送件给市政府研究、决策、办理的时间过短，人为和主观原因制造紧急公文。

（四）错用文种。不考虑行文目的、公文内容、行文关系以及发文机关的职权，随意选择文种，以“函”或“会议纪要”代替“请示”、“报告”；以“建议”代替“意见”；“请示”、“报告”不分，用“报告”请示工作，或者一事多请，或在“报告”中夹带请示事项等。

（五）表述歧义模糊。涉及到同一单位或个人的称呼前后不一致；数字、长度、钱币、重量等各种单位同时出现未加区别和明确；数字、人名和地名等词语未经核实；引文及文号引用错误；用语不讲语言环境引发歧义；不合事理不经推敲错用滥用词语，错字别字时有发生。

（六）内容含糊不清。报送件起文依据、目的、意图等表达不清；层次结构混乱，语法逻辑错误；概念前后矛盾、混淆不清、含义重复、表述粗糙，语句不畅；有的官话套话连篇，无的放矢、空发议论、不得要领。

（七）行文格式不规范。主要是用文件的格式发函；混用上行文与下行文的格式；请示性公文没有签发人，不注明联系人和联系方式；公文要素不全；仍沿用旧版公文格式；正式公文不加盖印章；缮印不清晰，装订出现颠倒、重复、遗漏、白页；涉密文件不标注秘密等级；文件内层次序号不规范、不连贯，同一层次的标题字体字号不一致；引用文件未注明发文字号；主送单位空缺等。

（八）办件拖沓迟缓。有的单位对公文办理时效性认识不足，紧急公文处理不及时，积压迟报现象较多；有的单位大局观念不强，协作意识淡漠，牵头部门和配合单位推诿扯皮，转办件断档脱节、久拖不决。

上述问题的存在，反映了一些单位不注重学习，不懂得或不遵守文秘工作相关规定，对公文质量的重要性认识不到位，制度不落实，工作标准不高、要求不严、作风浮躁。这些行为直接影响和打乱了市政府正常的办件秩序，危害是严重的。对此，各级各部门一定要引起高度重视。

二、报送公文质量标准

（一）内容要求：报送市政府的请示报告件。要准确表达行文依据及意图；文字精当顺畅、逻辑清晰、条理清楚；过多的背景材料可作附件处理，不在正文中赘述；正文一般不超过500字，特殊情况原则上不超过2000字；请示件必须是职权范围内解决不了的事项。

报送拟以市政府及其办公厅行文代拟稿件。要突出思想性、针对性、指导性和可操作性；表述清楚、语言精确、结构严谨、条理清晰；体例格式规范；人名、地名、数字、引文等准确无误；相关附件材料齐全完整。

（二）格式要求：各级各部门上报件一定要按照《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式国家标准(2012版)》中规定的格式、版式等要求行文。

（三）程序要求：

1．请示报告卡程序要求：凡各县（区、市）、开发区及非市直各部门的请示报告件，经主办单位公文报送审核流程通过，由该单位一把手签发后，报送文秘科，文秘科初审通过后受理。部门承办人必须为熟悉情况的业务科室负责人。

2．签报卡程序要求：为进一步精简公文数量，提高工作效率，简化工作流程，凡市直各部门的请示报告件，请示事项事权在市政府、报告事项需市政府知晓的，经主办单位公文报送审核流程通过，由该单位一把手签发后，不再使用正式红头公文上报，文秘科初审通过后受理。部门承办人必须为熟悉情况的业务科室负责人。

3．拟以市政府及其办公厅行文程序要求：

（1）部门发文程序：必须经主办单位公文报送审核流程，由该单位一把手签发通过。承办人必须为业务科室负责人和文秘工作负责人。

（2）部门申报程序：原则上由主办单位内网报送，并同步提供发文依据、背景资料等；市政府办公厅文秘科进行可发可不发的申报前置审核，经审核不可发的文件，退来文单位作不发文处理。

（3）部门会签程序：申报程序通过后，如需部门会签意见，由主办单位征求相关部门意见，并将征求意见的采纳情况以附件形式列表附后。未征求意见或征求意见有遗漏的，一律不得上报。

会签意见一致后，才能继续行文程序。经协商仍不能取得一致意见时，主办单位应列明各方依据和理由，提出建设性意见，报请市政府协调或裁定。

其中涉法文件必须经市法制办审查同意，规范性文件除经市法制办审查同意后，还必须上市政府常务会议讨论通过后才能行文。

涉密文件或不宜公开件，只接受纸质件报送，并同步提供一把手备注说明的涉密事由。

凡不符合以上要求者，文秘科一律不予接收。

三、加强公文报送管理工作的几点要求

（一）提高对报送件质量重要性的认识。一个单位公文质量的好坏，直接关系到公文本身的效用，直接影响到发文单位的执行力和形象声誉。各单位要务必对公文的质量引起高度重视，认真遵守有关公文处理的规定，坚决纠正不讲程序、不讲规范、不负责任的行为，努力提高报送件质量。

（二）健全公文报送制度。报送市政府公文实行“一个口”进出制度。签报卡、请示报告卡、拟以市政府及其办公厅行文统一由文秘科具体承办。各县（区、市）、市直各单位报送的请示报告件，除领导交待件、急办件、涉密件等特殊情况外，一律由文秘科统一登记、编号、拟办、呈批、转办、归档；拟以市政府及其办公厅行文，由文秘科先行初审，提出会签、审核意见，并负责按发文程序流转；除领导特别指示外，原则上文秘科没有登记编号的件，各秘书不能擅自呈送领导审批，此类件退回文秘科重走收文程序；凡文秘科没有登记编号受理的件，将不再负责流转、办件。

各单位也要结合实际，从工作需要出发，紧紧围绕提高公文处理工作的质量和效率，建立健全公文报送、审核、保密、归档、公布、责任追究、奖惩考核等工作制度，从制度和规则层面来规范公文运作的每一个环节。

（三）建立公文报送审核流程。各单位必须建立起由业务科室起草人起草——业务科室负责人核稿——文秘工作负责人初审——业务分管领导审签——文秘分管领导审签——“一把手”签发的合法依规、责权清晰、运转顺畅、快捷高效的公文报送审核具体流程。所有签署人员都要通读文稿，从源头上把好文件“出口”关，使报送件在进入市政府办件程序前就经过严格的“体检”。

１.“一把手”履行签发职责：报送代拟稿及请示报告件必须由单位“一把手”签发。各单位“一把手”是报送件的第一责任人，对报送公文的质量承担全面责任，要从维护单位形象的高度出发，从报送内容到行文格式认真审核、把关，坚决做到不合格、不规范的文稿不签发，实现公文报送零差错。未经报送审核流程的文件，“一把手”不得签发。

2.文秘分管领导履行审签职责：分管文秘领导是报送件的责任人，对流程负全面责任。重点审核行文关、文字关、体例关、文种关、程序关、格式关等，并负责协调解决报送件及文秘工作开展中出现的问题。

3.业务分管领导履行审签职责：分管业务领导是报送件的直接责任人，对内容负全面责任。重点审核政策关、内容关、法律关、文字表述关、业务事实关、引文数字关等。

4.文秘工作负责人履行初审职责:各单位公文报送的承办人实行双岗制，文秘工作负责人是第二承办人。重点负责对报送件的格式、文体、文种、文字、体例、内容、标点等进行初审。

5.业务科室负责人履行核稿职责：各单位公文报送的承办人实行双岗制，业务科室负责人是第一承办人。科室负责人要切实担负起核稿人的职责，重点负责对报送件的业务、事实、政策、数据等进行核实，并负责提供领导批示、发文依据、背景资料等发文相关素材。

所有单位报送的代拟稿件，必须在申报表“主办部门公文报送责任单”栏目，备注清楚此件各相关责任人。

（四）采取有效措施大力精简文件。

按照中央“切实改进文风，大力精简文件”的有关规定，市政府办公厅将对拟以市政府及其办公厅行文件进行严格的前置申报审核，以下范围不再发文。

1．没有实质内容、可发可不发的文件，一律不发；

2．上级普发文件，国务院、省政府文件已发至县区市的，市政府不再行文；

3．省政府及省政府办公厅下发的文件，部门没有明确贯彻实施意见和要求的，市政府不再行文；

4．市政府原则上不转发省政府各委、厅和直属机构的公文，一般性的贯彻实施意见由部门自行行文或部门间联合行文；

5．政府与部门的职权界定清楚，谁的事谁行文，部门职能范围内的事务，由部门自行行文或相关部门间联合行文，市政府不再行文；

6．报纸上已经公开刊登的文件或领导讲话，市政府不再行文；

7．短时间内需完成的某项工作、某项活动，已开会部署并明确工作任务的，一般不再发文；

8．年年内容相同或相似的常规性工作且无新要求、新政策措施的，原则上不再发文；

9．能够通过电话、面商、便函、会议、媒体宣传、电子邮箱、信息、会议纪要等形式解决的问题，不再行文；

10．市政府办公厅不代部门下发会议通知。拟以市政府名义召开业务会议的，由部门自行下发会议通知；

11．各类领导小组、指挥部开展常规性工作的，由领导组或其办公室自行行文；

12．各类议事机构、临时机构领导小组个别人员变动，一般由继任人接替，不另发文，在成员变动较大时再作调整发文；

（五）实行不合格公文退办、通报和责任追究制度。

1．经市政府办公厅文秘科初审，公文有格式不符、文种混用、内容不清、文理不通、引用数据不实、有错字别字等一处明显失当处，公文作退回重办处理，并同步下发“退文通知书”。接通知后，报送单位必须高度重视，落实责任，认真研究讨论、严谨审核把关，确保再次报送件符合行文及质量要求。为确保文件质量和工作秩序，十日内不再接收此件，如有需要，十日后再行上报。

2．再次上报公文，经市政府办公厅文秘科初审，仍有明显失当处，在全市点名通报批评。二十日内不再接收此件，如有需要，二十日后报送件连同本单位书面检讨一并再行上报。

3．第三次报送公文依然有明显失当处，市政府办公厅文秘科将启动公文报送责任倒查追究制，对报送公文审核签发流程各责任人进行问询，追究相关出错人的责任。有关责任情况直接呈报市政府领导阅处，有效维护公文工作的严肃性。

（六）严格报送时限。各单位的报送件，要至少提前两周呈报市政府办公厅文秘科，给办公厅相关科室、市直部门、市政府领导留出初审、流转、会办、讨论、研究、决策、签发等办件时间。

各级各部门要加强工作的前瞻性和计划性，减少紧急公文的制发，坚持杜绝人为形成紧急公文。因特殊情况不能及时上报的请示报告件、代拟稿件，要提前一周最迟不得少于3个工作日和文秘科报告联系，以便文秘科合理调度、统筹安排。凡没有提前沟通和特殊说明的，一律按一般件和常规件依报送时序和办件程序办理，造成影响、贻误工作的，由主办单位负责。

急件内网报送的同时，主办部门同步提供纸质件及一把手备注说明的紧急事由，文秘科正式受理后，启动紧急公文处置程序，紧急公文实行同步跟进制和限时办结制。由报送单位承办人同步配合文秘科完成，对特别紧急的事项，分管局长必须到场会商协调。倒排办结时限，明确承办责任，设定和卡死各个环节办理时限，谁未按时办结，谁承担责任。

（七）实行文秘人员轮训或申训制。新的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式国家标准(2012版)》出台后，我市很多单位表现得不适应、不熟悉，市政府办公厅将通过跟班培训、以会带训、专项培训、公文错情点评等形式进行业务指导，及时提高全市文秘人员业务技能和公文病误矫正能力。

市政府办公厅将于近期，以跟班轮训的形式对市直各单位文秘人员开展一次全员培训（初步安排见附件），使相关规定和要求入脑入心。时间为两个星期。市直各单位要合理安排，选调有培养潜力、有一定文字基础、综合素质强的人员参与此次培训。各县（区、市）及涉及不到的单位也可以采取申报跟班培训的形式，市政府办公厅也将适时予以安排。

（八）实行公文考核激励机制。为提高公文质量和办件效率,市政府从2009年起,在全市实行了报送市政府公文考核办法。文秘科将继续对照考核办法中日常考核评分细则及年终考评计分细则实行严格的公文办理情况考核，规范公文处理工作，切实维护公文的严肃性。

根据日常考核和年终考评综合得分情况，市政府办公厅每年将评选出若干名文秘工作先进单位和先进个人，以市政府办公厅名义予以表彰，发挥指挥棒作用，营造全市公文处理工作争先进、创一流的浓厚氛围。

（九）建立文秘人员交流平台。各单位文秘人员是本单位报送件的重要出口把关人。各单位要指定一名工作认真、责任心强、文字功底厚、熟悉掌握公文行文规范的人员负责文秘工作。市政府办公厅开通晋中市文秘人员交流平台。飞信群号：81684255（从现在起正式启用，请各单位分管文秘领导及文秘人员申请加入）。飞信工作群将作为我市文秘人员交流经验、沟通信息、工作通知、指导工作、事项提醒等的一个重要平台。

晋中市人民政府办公厅

2013年9月26日

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