关于印发《大理州电子政务视频会议管理暂行办法》的通知

关于印发《大理州电子政务视频会议管理暂行办法》的通知

关于印发《大理州电子政务视频会议管理暂行办法》的通知

各县市人民政府，州级国家机关各委办局（司行社）：

《大理州电子政务视频会议管理暂行办法》已经州政府领导同意，现印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。

大理白族自治州人民政府办公室

2014年9月2日

大理州电子政务视频会议管理暂行办法

第一章总则

第一条为加强大理州电子政务视频会议管理，明确职责和工作要求，规范会议流程，提高会议保障水平和质量，根据《云南省党政机关电子政务视频会议管理暂行办法》，制定本办法。

第二条本办法所称的大理州电子政务视频会议是指全州各级各部门使用大理州电子政务视频会议系统（以下简称视频会议系统）召开的会议。

第三条视频会议系统共有两套，分别为：中兴系统和华为系统。中兴系统可召开州—县市—乡镇三级视频会议和县市—乡镇两级视频会议，也可将中央、省召开的部分视频会议转播至州、县市和乡镇；华为系统可召开省—州—县市三级视频会议和州—县市两级视频会议。

第四条视频会议州级主会场可设在大理国际会议中心1号厅、3号厅、4号厅，分会场设在各县市、乡镇电子政务视频会议室。也可根据实际情况，将主会场设在州内具备条件的县市电子政务视频会议室。

第五条会场管理单位是指各级节点的会议场地管理单位。会场管理单位应保证会场环境满足视频会议召开要求。

第六条视频会议申请单位是指申请召开视频会议的主办或承办单位。

第七条本办法适用于州、县市、乡镇管理、维护和使用视频会议系统的各相关单位。

第二章组织和管理

第八条视频会议管理遵循“统一组织、分级负责、属地管理”的原则。由州、县市、乡镇政府办公室牵头负责，切实理顺管理体制，落实本级视频会议系统运行管理部门，确保管理到位，责任到人。

第九条大理州电子政务管理中心为视频会议系统的州级节点运行管理部门；各县市电子政务网络管理中心为县市级节点运行管理部门；各乡镇人民政府办公室为乡镇级节点运行管理部门。

各县市和乡镇的节点运行管理部门，接受州级节点运行管理部门的统一业务管理和指导。

第十条州级节点运行管理部门主要职责。州级节点运行管理部门负责全州电子政务视频会议系统业务的统一规划、管理。主要职责是：根据需要编写全州规划方案，制定视频会议系统运行相关管理制度，建立规范的运维体系；负责受理州级部门召开视频会议的申请，统筹安排系统资源；负责全州视频会议召开时的统一调度和操作，负责州级节点视频会议召开时的信号保障工作；负责组织县市、乡镇两级节点参加省级节点组织的视频会议信号保障工作；负责州级节点视频会议系统软硬件设备的日常维护；负责对县市、乡镇两级节点的工作执行情况、实施效果开展调研；负责对县市、乡镇两级节点的组织协调、技术指导和培训工作；负责州级会议视频资料的管理工作。

第十一条县市级节点运行管理部门主要职责。县市级节点运行管理部门负责县市级节点视频会议系统软硬件设备的日常维护；负责组织乡镇级节点参加州级节点组织的视频会议的信号保障工作；负责县市级节点视频会议召开时的信号保障工作。

第十二条乡镇级节点运行管理部门主要职责。乡镇级节点运行管理部门负责乡镇级节点视频会议系统软硬件设备的日常维护；参加上级节点组织的视频会议信号障工作。

第十三条视频会议州级主会场技术保障单位职责。州级主会场技术保障涉及到的单位包括：州机关事务管理局、州电子政务管理中心、州移动公司、州电信公司。

州机关事务管理局（州级会场管理单位）负责主会场音视频设备的管理维护及主会场音视频信号的采集和切换。

州电子政务管理中心（州级节点运行管理部门）负责视频会议系统设备的管理维护，将接收到的音视频信号传输至各分会场，将各分会场的音视频信号传输至主会场，并进行统一调度。

州移动公司负责中兴视频会议系统音视频信号及线路传输保障，做好设备及传输线路的日常维护；明确州、县两级具体保障人员并将人员名单报州电子政务管理中心备案。若人员有变动，须及时将有关情况（保障人姓名、工作电话、手机号码、电子邮箱等）报州电子政务管理中心。

州电信公司负责华为视频会议系统线路传输保障，做好设备及传输线路的日常维护；明确州、县两级具体保障人员并将人员名单报州电子政务管理中心备案。若人员有变动，须及时将有关情况（保障人姓名、工作电话、手机号码、电子邮箱等）报州电子政务管理中心。

第十四条视频会议申请单位职责。遵循“谁申请，谁负责”的原则，视频会议申请单位负责本次视频会议的组织和管理协调等会务工作，并明确负责人和联络人；负责填写大理州电子政务视频会议受理单（见附件1），明确视频会议主会场的地点、会议召开时间、会议内容和参会人员；负责协调主会场技术保障单位和各级节点会场管理单位；负责印发会议通知。

第十五条召开省—州—县或州—县视频会议时，如有县市需将会议转播到乡镇的，须经会议承办或主办单位同意后，再报州电子政务管理中心方可转播。

第三章会议准备

第十六条州级视频会议申请单位应提前2个工作日与州机关事务管理局（州级会场管理单位）联系会场，以便根据参会人数、会议需求及会议中心会议厅的使用情况确定会议厅。

州级视频会议申请单位应提前2个工作日向州电子政务管理中心（州级节点运行管理部门）提出申请，并填报《大理州电子政务视频会议受理单》（见附件1）。受理结果由州电子政务管理中心及时反馈会议申请单位，会议申请单位应及时下发会议通知，并抄送或通知视频会议主会场相关技术保障单位。主会场设在县市级节点的涉及州级节点的视频会议，主会场运行管理部门应将确定后的会议方案报送州电子政务管理中心。

第十七条申请召开视频会议应遵循“先申请先安排，中央、省级会议优先安排”的原则。如与已安排的视频会议时间冲突时，由视频会议申请单位协调解决。

乡镇级视频会议会场同时是大理州视频接访系统乡镇级会场，如视频会议与视频接访时间冲突，原则上优先保障视频会议。

第十八条若视频会议发生变更，视频会议申请单位应及时通知视频会议相关技术保障单位和会场管理单位。

第十九条在视频会议召开前1天进行系统调试。会议申请单位如需预演的，应在申请会议时说明，系统调试时间则应相应提前。会议预演由会议申请单位进行，各节点运行管理部门做好相关配合工作。

第二十条各级节点运行管理部门接到视频会议保障工作通知后，要按时参加系统调试，调试中服从上级节点的指挥。各分会场要观察会场图像、声音是否正常，如有问题及时向主会场说明情况，并在排除故障后再与主会场进行调试。如不参加系统调试，所产生的一切后果由各节点运行管理部门承担。

第二十一条会前调试时段，如会场场地被占用，行政责任人应进行协调，保证调试顺利进行。

第四章会议保障

第二十二条会议申请单位原则上不得对所申请的业务进行临时变更，如因临时变更而来不及进行全网联调，本次视频会议保障存在较大运行隐患。

第二十三条各级节点技术保障单位应在会议开始前1小时到岗，开启设备，检查设备工作状态、图像声音质量、会议室灯光效果等，统一服从上级节点的指挥进行调试。召开州—县市—乡镇三级视频会议前，县市级节点管理人员应先将所辖范围内的各乡镇级节点呼进会议，并完成会议调试（会场环境、摄像头位置等检查工作）后，再加入全网联调。调试结束后，严禁对系统进行调整操作。

第二十四条会议过程中，各会场运行管理人员必须坚守岗位，全程监控会议图像和声音，出现问题要迅速协调解决，随时与主会场保持联系，严禁违规操作。如有故障，会后详细记录故障情况及处理措施，并向州级节点运行管理部门提交故障处理报告以供分析总结。

第二十五条视频会议系统模式一律采用主席控制模式，各分会场显示图像为当前发言者会场图像，主会场可对各分会场图像进行浏览、点名发言等特殊操作，分会场应严格遵守会议议程，不得随意挂断会议或轮巡其他会场。

第二十六条会议期间，严禁将未经测试的麦克风接入视频会议系统。除正在发言会场外，其他分会场均要关闭话筒及禁止播放其它与会议无关的声源。分会场需要发言时才可及时开启话筒，发言完毕后应及时关闭。

第二十七条会议期间，严禁随意调整摄像头，如会议安排分会场发言，分会场管理人员可将摄像头快速切换至提前设置好的预设位。

第二十八条会议期间，严禁无关人员进入视频会议系统操作间，视频会议系统遥控器应存放在安全位置，避免人为原因导致会议中断。

第二十九条会议结束后，首先由主会场技术保障单位断开整个视频会议系统，各分会场确认系统断开后，方可关闭本会场相关设备。若会议申请单位需要会议实况录像，主会场节点运行管理人员应按要求及时提供音视频资料。

第三十条在召开视频会议过程中，若产生技术保障服务费、音视频后期编辑制作费、耗材费、设备搬运费、交通费等，由视频会议申请单位负责承担。

第三十一条各级节点技术保障单位工作人员应树立保密意识，未经会议申请单位许可不得泄露会议内容。

第五章会场要求与设备管理

第三十二条各级节点运行管理部门应加强视频会议系统的日常维护管理，妥善保管系统设备。技术管理人员要定期对设备进行维护保养，及时排除故障隐患，禁止随意拆装设备，禁止无关人员接触设备。视频会议系统管理计算机做到专机专用，禁止联入互联网，禁止安装与视频会议系统无关的其他软件。

第三十三条各级节点运行管理部门应加强视频会议系统设备的权限控制和设备参数配置管理，不得擅自修改各节点设备的IP地址、账号密码、会场名称等技术参数配置，如需修改，须书面报上级节点运行管理部门审批后方可。

第三十四条各级节点运行管理部门更换或新增视频会议系统设备，应保证与现有系统互连互通，视频会议系统向下级节点延伸时，须向州级节点运行管理部门提出正式申请并提交具体方案，经批准同意后方可接入。

第三十五条各级节点会场会议室整体色调应采用不宜反光的浅色色调；会议室光源要避免自然光源，确保室内光照充分均匀，满足视频会议摄像需求；会议室要具有良好的隔音效果，满足视频会议声音需求。

第六章保障措施

第三十六条视频会议系统实行分级属地管理原则，各级节点的运行管理部门相关运行维护经费纳入各级财政预算。

第三十七条各县市要明确1名行政责任人、1名技术责任人、至少2名专职技术管理人员负责本级节点的维护管理。各乡镇要明确1名行政责任人、1名专职技术管理人员负责本级节点的维护管理。

各级节点运行管理部门的行政责任人、技术责任人、技术管理人员应相对固定，若人员有变动，必须做好手续交接和技能培训，并及时将有关情况（责任人姓名、职务、职称、工作电话、手机号码、电子邮箱等）报州级节点运行管理部门备案。

第三十八条州级节点运行管理部门每3个月至少组织1次所有节点参加的联合测试。各县市级节点运行管理部门应定期组织县市、乡镇两级节点的测试，测试中如发现设备故障等影响视频会议系统正常运行的因素，应及时处理并报州级节点运行管理部门备案。

第三十九条各级节点运行管理部门应采取有效措施确保视频会议系统的网络信道通信质量，会前应及时联系当地网络运营商在会议期间对线路进行保障维护，注意加强局域网病毒防治，防止病毒爆发等问题对视频会议系统的影响。

第四十条各级节点运行管理部门要做好会前联调和会议记录等工作。州级节点组织的会议，各级节点运行管理部门应在会后填写《大理州电子政务视频会议记录单》（见附件2）。县市级节点运行管理部门应在2个工作日内汇总所辖乡镇级节点运行管理部门上报的《大理州电子政务视频会议记录单》，并报州级节点运行管理部门；县市级节点组织的会议，县市级节点运行管理部门应于每月5日前汇总上月会议情况，填写《大理州电子政务视频会议系统运行月报告单》（见附件3），并报州级节点运行管理部门。

第四十一条各级节点运行管理部门要建立视频会议系统管理制度，规范操作流程，制定应急预案，加强应急预案演练。

第四十二条各级节点运行管理部门要加强视频会议系统技术培训工作。州级节点每年至少组织1次县市技术管理人员参加的交流培训，县市级节点每年至少组织1次乡镇技术人员参加的交流培训。

第四十三条各级节点运行管理部门可根据实际情况，通过采购备品备件、不间断电源等对本级视频会议系统的稳定性、可靠性进行完善。

第七章附则

第四十四条本办法由大理州电子政务管理中心负责解释，各级相关单位根据本办法制定相应的管理制度。

第四十五条本办法自发布之日起施行。

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