关于印发《湖北省环保视频会议系统管理办法（试行）》的通知

关于印发《湖北省环保视频会议系统管理办法（试行）》的通知

关于印发《湖北省环保视频会议系统管理办法（试行）》的通知

各市、州、直管市、神农架林区环保局，厅机关各处室、厅属各单位：

为加强全省环保视频会议系统管理,充分发挥全省环保视频会议系统的效能,提高会议效率,节约会议经费,为全省环保政务、环境管理、应急指挥、业务培训提供服务，省环保厅组织制定了《湖北省环保视频会议系统管理办法》（试行），现印发给你们，请遵照执行。

二〇一一年十二月二十八日

附件：

湖北省环保系统视频会议管理办法

（试行）

第一条为规范湖北省环保视频会议系统的管理，提高系统运行的稳定性和可靠性，保证视频会议系统高效运行，优质服务，制定本办法。

第二条全省环保视频会议系统是通过环保业务专网建立的省环保厅与市（州）环保局之间互联互通的即时视讯平台，并上联国家环保部视频会议系统。

第三条全省环保视频会议系统适用于环保部、省环保厅组织的有关会议、培训；环保部各司局，省环保厅各处室、各直属单位组织的有关会议、培训；以及突发环境事件的应急视频指挥、点对点的重要环保工作布置和交流。

第四条为提高会议效率、节约会议经费,省环保厅及各处室、单位组织会议、培训,凡适合以视频会议方式召开的,一律通过视频会议方式实施。

第五条省环保厅各处室、单位组织视频会议、培训,原则上年初应列入省环保厅会议、培训计划。组织视频会议须提前3个工作日提出申请；会议通知应会签并抄送厅办公室、信息中心、后勤服务中心；组织视频教育培训的通知应会签并抄送信息中心。对未列入年初计划的会议、培训,在按规定报批后,按前述规定办理。特殊情况需要紧急召开会议使用视频会议系统的，经省环保厅办公室和厅领导批准后，通知信息中心、后勤服务中心予以保障。

第六条各市（州）环保局需要使用环保视频会议系统的，向省环保厅办公室提出申请，经批准后由厅办公室通知信息中心予以保障。

第七条全省环保视频会议系统为部分用户配置了“桌面视频会议终端”，方便工作交流。各用户应加强“桌面视频会议终端”的管理，有关环境信息中心应定期对“桌面视频会议终端”进行检测，保证其正常稳定运行，同时做好对用户的培训和服务工作。

第八条省环保厅视频会议系统由厅办公室、信息中心、后勤服务中心负责管理、技术和会务保障。各市（州）环保局办公室负责本节点视频会议系统管理，各市（州）环保局信息中心负责维护保障本地环保业务专网及视频会议系统正常运行。

第九条各级环境信息中心（相关机构）应指定专人负责环保视频会议系统的运行维护，视频会议系统的操作人员须进行培训后才能上岗；要明确职责,加强管理,切实保证视频会议系统的稳定运行和视频会议的顺利召开。

第十条全省环保视频会议系统的管理职责。

（一）省环保厅办公室负责全省环保视频会议系统的管理和组织协调，制定视频会议系统管理制度，收集、拟定全省视频会议、培训计划；对环保部组织的全国性视频会议提出主、分会场组织方案（包括会标、领导桌签及参会人员）,协调省环境信息中心、机关后勤服务中心做好视频会议的技术和会务保障。

（二）省环境信息中心负责视频会议系统的技术支持,包括视频会议系统网络、主控设备、灯光、音像设备等技术设施的管理维护；安排专业人员负责视频会议系统的操作和数据存贮、归档；做好会前、会中、会后的相关技术保障工作。

（三）省环保厅机关后勤服务中心负责视频会议主会场桌椅、环境卫生等日常管理,配备专门人员负责视频会议会前、会中、会后的相关会务保障工作。

（四）各市（州）环保局办公室并指定专人负责本节点视频会议系统日常管理和视频会议的组织协调，各市（州）环境信息中心（相关机构）负责维护保障本地网络及视频会议系统正常运行。

（五）各市（州）环保局应按统一的规范要求配置分会场的视频会议系统，做好网络、视频设备参数配置，按视频会议通知要求准时、全程参加会前的联调测试。

第十一条切实做好视频会议的技术保障。

（一）全省环保视频会议系统各节点应会前一小时连通，完成各项会议准备工作；需要在会议中进行演示的电子文档，由会议主办单位收集后提前2个工作日提交信息中心，信息中心提前一个工作日安装完毕。各单位应在其视频会议室设置值班电话，并将号码告知省环境信息中心。

（二）全省环保视频会议各节点应实时监控设备运行情况,随时与主会场保持联系,及时调整视频摄像头和麦克风为最佳效果；设备或网络出现故障,应及时排除,并向主会场报告。

（三）视频会议期间,技术保障人员要坚守岗位,认真值机，确保电话联络畅通，随叫随应；主会场视频会议系统操作人员应根据会议需要,及时切换会场画面。

（四）视频会议期间,除视频会议系统操作人员之外,无关人员一律不得进入设备操作区,不得操作与视频会议有关的设备。

（五）视频会议结束后,由主会场统一中断会议连接；各分会场在主会场中断会议后,按操作流程关闭视频设备。

（六）各市（州）环保局调整或变更视频会议系统设备或参数应及时报告省环境信息中心；各地视频会议系统出现故障，应及时上报省环保厅办公室和信息中心。

（七）省环境信息中心应及时为各市（州）环保局视频会议系统提供技术支持。

第十二条召开视频会议时，分会场必须悬挂本单位名称标识，并为参会主要领导人设置牌卡。会议期间，主会场、分会场参会人员应关掉手机或调至振动状态。

第十三条视频会议系统的登录密码属秘密事项，须专人保管负责。严格做好视频会议电子数据和有关资料的保密工作；未经会议、培训主办部门领导批准,不得对外公布有关信息。

第十四条各市（州）环保局应结合实际,参照本办法,制定本单位视频会议管理办法。

第十五条本办法自发布之日起执行。

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