莆田市人民政府办公室关于印发莆田市人民政府办公室公文处理规程的通知

莆田市人民政府办公室关于印发莆田市人民政府办公室公文处理规程的通知

莆田市人民政府办公室关于印发莆田市人民政府办公室公文处理规程的通知

莆政办〔2010〕71号

各县（区）人民政府（管委会），市政府各单位，各直属机构、高等院校：

经市政府同意，现将《莆田市人民政府办公室公文处理规程》印发给你们，请参照执行。

二〇一〇年五月二十四日

莆田市人民政府办公室公文处理规程

为进一步提高市政府办公室公文处理的质量和效率，根据《国家行政机关公文处理办法》，参照省政府办公厅的做法，特制定公文处理规程如下：

一、公文处理原则

（一）公文（包括电报）是办公室在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。办公室公文处理工作，应严格按照《国家行政机关公文处理办法》执行。

（二）公文处理要实事求是、认真负责，克服官僚主义、形式主义和文牍主义。行文要少而精、注重效用，努力提高公文处理工作的效率和质量。

（三）公文处理要按照件件有着落、事事有反馈的要求，做到及时、准确、规范、安全。

（四）在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。

（五）充分利用现代办公手段，通过计算机网络进行公文处理工作，不断促进公文处理工作的规范化、制度化和科学化，提高工作效率。市政府及市政府办公室公文处理逐步通过市政府办公室政务办公系统（OA系统）实现，依据本规程，另行制定OA系统相关规定。

（六）市政府办公室文电科是办公室管理公文处理工作的内设职能部门，受办公室委托具体指导下级机关的公文处理工作。办公室各科室都应指定专人负责本科室的公文处理工作。公文办理人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。

（七）进出办公室的正式公文由文电科负责传递、收发、登记、分办、核稿、付印、分发、立卷、归档和销毁。其中机密件包括密码电报由文电科专职人员负责收发、传递、登记、保管、清退、归档和销毁。

二、公文办理程序

公文办理程序分为收文办理和发文办理。

收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、批办、承办、催办、查办等程序。发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

（一）传递与签收

1．凡外单位来文一律通过公文交换站或文电科统一收进。文电科每天要对从公文交换站取回的信件和邮政局送来的信件进行清点，办理收进手续。

值班室在八小时工作时间以外及双休日收进或处理的公文，属急件、特殊件的，要按有关规定立转立办并认真办理收进登记手续；一般件应于次日或周一上班时与文电科做好交接工作。值班室收到的除公文以外的传真件，由值班室负责按照本办法规定的程序进行登记、传递、跟踪、督办。

2．人秘科对挂号信件应逐一登记；有特急件，应通知有关人员立即前来领取。

3．收件对象为个人的（包括市政府和办公室领导）或各科室的信件，由接收人员直接分发。

4．收件对象是市政府或办公室的信件，由文电科处理。

（二）拆封登记与编号

1．文电科专职人员对公文随到随拆，及时对来文进行分类，分清办件与阅件。一般性阅件直接分发给各科室；办件和重要阅件应逐件登录计算机，编收文流水号，然后按相关职责或业务分工进行分发。

办件指市直单位和下级政府给市政府的请示或需要办理的公文；重要阅件指中共中央、国务院、国家机关和省委、省政府、省直机关、市委发送的正式公文。

2．各科室直接收到的公文，拆封后应将其中的办件送交文电科统一登录编号后再按程序办理。未经文电科登记编号的公文，不得直接办理或呈批。

3．凡不符合行文规则或制作不规范的公文，或承办科室认为有其他原因需要退文的（需附退文原因），统一由文电科负责在收文之日起2个工作日内退回来文单位。对退文应建立登记制度并书面说明退文原因。

4．除市政府领导直接交办的事项外，市直单位和下级政府不得以机关名义向市政府领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。对不符合此规定的公文，按前款规定办理。

5．要定期对上级机关重要来文进行摘录，原则上每月编写一期《公文摘报》送领导和市政府各部门阅知。每个月初，由文电科牵头会同业务科对上一个月上级机关重要来文进行梳理，确定需要编写摘报的上级重要来文。根据来文涉及的业务，由文电科负责分发给办公室各有关业务科室。办公室各有关科室负责于2个工作日内编写《公文摘报》，并汇总到文电科进行审核把关、定稿、印制，由文电科负责及时分送。原则上，每期《公文摘报》应于每个月第一周内完成。如有重大政策性文件，可及时编发。

6．各科室和领导联系人每日应到文电科领取文件并办理签收手续。

（三）分办

1．国务院、国务院办公厅、省政府、省政府办公厅来文由文电科报送秘书长或办公室主任阅批。

2．中共中央、中央办公厅，省委、省委办公厅和市委、市委办公室的来文根据市委办公室的要求分发。

3．国家和省直机关来文由文电科根据业务分工情况，送分管业务的秘书长或副秘书长、办公室主任、副主任阅批。

4．市直机关和下级政府的来文由文电科按业务分工送有关科室办理，文件办理情况由办文科室输入计算机，以便催办、查办。

5．文电科根据来文情况加盖“此件仅一份”、“用后请归档”印记的公文，各科室要妥善保管，并按规定及时归档。

（四）批办、承办、催办

需要办理的公文，各主办科室应当及时提出拟办意见送领导批办，或转送有关部门办理。紧急公文，应当提出办理时限。

1．中共中央、中央办公厅、国务院、国务院办公厅、国务院各部门、省委、省委办公厅、省政府、省政府办公厅、省直各部门、市委、市委办公室来文经秘书长或办公室主任、分管副秘书长、办公室副主任批办后，由文电科送主办科室办理。公文内容涉及面较广、关系重大、需要市政府作出决定或发文的，经秘书长或办公室主任审核后，先送市长或分管副市长审示。

2．市政府各单位和下级政府来文，按工作分工由主办科室提出处理意见送分管业务的秘书长或副秘书长批办。

3．上级机关的督办件、人大议案、政协提案和领导批示件送市政府督查室办理。

4．主办科室在承办公文中，涉及其他科室分管的业务，应主动向相关科室及市直有关单位了解情况，征求意见或协商、会稿。应当十分注意市政府和办公室对外发文内容的衔接与协调，避免出现相互矛盾的文件。

5．对公文的答复，一般以书面形式。如口头答复也应有文字记录。不得把内部使用的文件阅办单及分管领导、有关人员签署的意见原原本本转给来文单位。

6．经文电科收文编号的公文，需转出征求市直有关部门和下级政府意见的或转给市直有关部门直接办理的，由主办科室直接登记、装封后转出。

7．有关科室应当抓紧办理公文，不得延误、推诿。从文电科收到公文之日起计算办文时间。特急件随到随办，当天办结；一般性公文在10个工作日内办结；重要的规划性、政策性和法规性的公文经经办科室提出申请报经秘书长或办公室主任同意后视情况适当宽限，但经办科室应在10个工作日内以便函告知来文单位办理情况。收到的公文不属于本科室职责范围内的，该科室应在当日内告知文电科，并说明理由，同时提出建议办理科室。文电科经审核后认为理由充分，确需收回的，则收回并重新交由有关科室办理；理由不充分、不应收回的，或未在当日内退回文电科的，则仍由该科室办理，该科室不得再退回。

（五）拟稿、审核、签发

1．拟稿。要求通过计算机草拟公文。草拟公文应当做到：

（1）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

（2）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，标点符号准确，篇幅力求简短。公文种类使用得当，公文格式符合规范。

（3）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

（4）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（5）必须使用国家法定计量单位。

（6）用词用字准确、规范。文内如使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

（7）拟稿人应根据《国务院公文主题词表》准确地标引公文主题词。对急件，应提出印发时限。

2．把关和审核：主办科室草拟的公文，要经本科室的负责人核稿、文电科公文规范把关、分管业务的办领导审核。负责审核文稿的各级负责人应在审核文稿后签署意见、姓名和审核日期。

（1）各科室起草文件要做到观点明确、条理清楚、层次分明、文字精炼、符合格式要求。同时应注意把好三关：“行文关”主要审查是否确需行文、以何名义行文、行文的对象；是否要与有关部门协调，是否联合行文；信息是否可以公开、是否需要定密等。“内容关”主要审查是否观点正确、符合实际、有的放矢、切实可行；有无界限不清、宽严失度、难以执行、时效不当等。“政策关”主要审查是否符合党的方针、政策和国家法律、法规；与市委、市政府发布并已执行的政策、规定有无矛盾；提出新的政策、规定、建议，是否经有关部门研究；按照职责权限，应该由哪一级政府批准；是否需要废止或修订现行有关政策、规定等。

对部门的代拟稿，各科室必须进行严格把关，杜绝发生将不符合规范要求的代拟稿直接送审的现象。各部门（含其他科室）的会稿，由拟文科室负责甄别、取舍及清稿，并按程序报送审核。

对政府规章或提出新的重要政策、措施的文件，除按规定需对内容保密外，经办科室在文件送审时均应同时起草相关的新闻通稿并报分管副秘书长审定，待文件正式印发后同时送指定的新闻媒体及莆田门户网站刊载。

（2）以市政府、市政府办公室名义发出的文件（含会议纪要等），均应送文电科作公文规范把关。文电科重点把好三关：“文字关”主要审查公文结构层次条理是否清晰，遣词用字是否符合文法、合乎逻辑，标点符号是否正确；“格式关”主要审查公文的文种使用、上下行文、标题、文号、主抄送单位等技术方面是否符合规范；“定密关”主要审查公文定密是否准确，避免宽严失度。同时协助把好“行文关”、“内容关”、“政策关”。涉及国家法律、地方性法规和政府规章的，要送市政府法制办核稿。

（3）办公室分管领导审核文件时，要进一步把好“行文关”、“内容关”、“政策关”，认真审查公文提出的意见是否已经有关部门协调并达成一致，文件是否有必要会稿，并进一步对文件的格式、文字进行把关。

（4）办公室主任、秘书长要对上述每个环节进行审核，并对文件提请哪一级领导审签提出意见。

3、签发

（1）以市政府、市政府办公室名义发文，按《莆田市人民政府工作规则》及《莆田市人民政府秘书长工作规则》办理。

（2）签发公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和签发时间。其他审批人圈阅，视为同意。

（3）拟写审核、签发公文时，用笔用墨必须符合存档要求。

（4）公文底稿如有多处修改的，应由主办科室清稿后再送审核、签发、核稿、送印。

（5）公文经签发后，付印前，如确需再作修改，应将修改后的文稿及修改理由重新报送负责签发该文件的领导批准。

（六）公文处理的时限要求及其他注意事项

1．加快公文运转速度。各科室起草公文和科长核稿一般要在１个工作日内完成，公文规范把关、办公室分管领导审稿、办公室主要领导审核也应尽量在收到文件的当天内处理完毕。特急件、急件等有时限要求的文件，要在要求时限内办毕。行文需要会稿的，一般要在２个工作日内完成，并由拟文科室负责跟踪、督办；特急件、急件等有时限要求的文件会稿，要在要求时限内完成。

2．因有关领导出差等原因可能影响公文规定运转速度的，拟文科室应按领导AB角制度，送对应的领导负责处理。

3．各起草文件的科室，应负责从拟稿到校对全过程的跟踪、催办等工作，保证公文按规定程序运行；对特殊情况未能及时按程序运行的应作出书面说明。各科室负责人是文件起草的责任人。

（七）编号、校对

1．经领导签发的文稿送交文电科，由文电科负责核查文稿的审批和签发手续是否完备、发送单位是否准确，主、附件是否一致等；如有不符合要求的文稿，应退回主办科室，补办有关手续。

2．符合要求的文稿由文电科根据领导签署的意见或文稿的内容，确定是否编号后，办理发文登记、编写发文字号（需编号的）后送拟稿人进行校对，拟稿人校对无误后送交文电科（文印室）排版印制。文电科（文印室）在处理文稿时应注明收稿日期、送印和公文印出的时间。

（八）印制、用印、分发、传递

1．印制

（1）文电科（文印室）负责公文的排版、缮印、装订等工作。一般公文应在1个工作日完成印制；急件，按要求的时限印制。凡属于秘密的文件、资料，应按有关保密规定加注密级和保密期限。

（2）印制的公文由文电科负责盖章。

（3）付印的文稿如确需更动，各主办科室应将具体修改意见书面报告负责签发该文件的领导签署明确意见后交由文电科重新办理有关发文手续。

2．分发

（1）印成的公文由各主办科室送交文电科，并附上发文表，由文电科按发文表分发、装封。

（2）文电科负责分发的公文是经正式编号的文件。未经正式编号的公文，如便函等由各主办科室自行分发。

（3）密码电报由文电科专职人员送市委机要局传递。

（4）文电科应及时将发文情况登录计算机，提供查询、统计和归档。

（5）公文分发后，文电科应将正式公文连同公文底稿整理后，及时归档。

（6）领导联系人、各科室收到的机密级以上公文，每半年清退一次，由文电科办理清退手续。

3．传递

（1）发出的公文由人秘科、文电科负责传递。文电科每天应于规定时间到市直机关公文交换站交换公文；人秘科及时到邮政局投递公函，办理寄发手续。

（2）各科室需当日交换或投递的公文，应在每天上午8点20分之前送到人秘科、文电科，以便做好清点、登录等准备工作，及时传递。

（3）通过交换站传递的公文按《市直机关公文交换站规则》办理。

（4）投递的公文或大宗信件、资料，要写清收文单位、地址、邮编、收件人。信封规格要符合邮政部门要求。

（5）传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。不得利用计算机外网、传真机传输秘级公文。

（九）立卷、归档和销毁

1．公文办结后，应当根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和办公室《档案管理规定》及时将公文底稿、正本和有关材料一同归档。

2．公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映办公室的主要工作情况，以便于保管和利用。

3．联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

4．公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。

5．案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

6．凡由文电科加盖“用后请归档”、“此件仅一份”的文件，经办的科室要及时整理、归档。领导联系人要将领导外出开会的文件、讲话稿等及时送档案室归档。

7．没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和分管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由文电科指定专人监销，保证不丢失、不漏销。

三、公文落实情况的反馈

（一）国家和省委、省政府以及市委重要来文的贯彻执行情况，一般按内容由对口业务科室负责反馈；属于综合性的问题，由相关业务科室提供有关情况，综合科负责汇总后向领导或上级机关报告。

（二）市政府及市政府办公室制发的重要文件贯彻执行情况，由主办业务科室反馈，督查室负责汇总并向领导报告。

（三）人大代表意见、建议和政协提案以及领导批示件的办理落实情况，由相关业务科室负责提供有关情况，督查室负责汇总报告。

延伸阅读

白银市人民政府关于认真做好2006年城镇退役士兵安置工作的通知

白银市关于贯彻落实《甘肃省振兴装备制造业行动计划》的实施意见

贵阳市人民政府办公厅关于进一步明确市人民政府办公厅内设机构职能等有关事宜的通知