2026年更新解读

这篇旧资料主要讲了什么

这篇来自 2016 年的文章，主要梳理了企业内部“备用金”的基础管理流程。文章清晰地定义了备用金的概念，即拨付给内部单位或人员用于差旅、零星采购的款项。

核心内容涵盖了两个关键环节：一是“领用”，详细描述了借款凭证的三联单制度、审批流程以及对应的会计分录（如借记“其他应收款”，贷记“库存现金”）；二是“报销”，重点介绍了“定额备用金”和“非定额备用金”两种模式，特别是定额备用金“用多少补多少”的 replenishment 机制，并辅以具体的数字案例进行说明。

放到 2026 年还值得参考吗

从我观察来看，这篇文章在“财务逻辑”和“内控原理”层面，依然具有参考价值。

无论时间如何推移，企业对于小额零星支出的管理需求是存在的，基本的“借款 - 使用 - 报销 - 平账”的闭环逻辑没有改变。文中关于凭证流转、职责分离（如出纳与会计的分工）以及定额管理的思路，对于初创团队建立基础的财务秩序，仍然是一个很好的启蒙模板。

但是，如果直接照搬其中的操作细节，可能会在 2026 年的实际落地中遇到阻碍。因为十年间，支付工具、税务监管环境以及会计准则的细化程度都发生了巨大变化。

2026 年的现行视角

站在 2026 年，我们需要用更动态的眼光来看待这些旧规则：

1. 支付方式的多元化：原文主要基于“现金”和“现金支票”。而在 2026 年，企业微信、支付宝企业版、银企直连等数字化支付已成为主流。很多初创团队甚至不再设立实物现金库，备用金的发放和报销更多通过电子流完成，这要求我们的凭证管理从“纸质三联单”转向“电子审批流 + 电子回单”。

2. 税务合规的严监管：十年前对于零星开支的发票管理可能相对宽松。但在当前金税四期及后续深化背景下，每一笔支出的真实性、发票的合规性都被严格监控。备用金如果长期挂账不报销，或者用于无票支出，极易引发税务风险。

3. 会计准则的适用性：原文提到的科目设置（如“其他应收款”）在现行准则下依然通用，但对于不同性质的企业（如执行小企业会计准则 vs 企业会计准则），细节处理可能有所不同。此外，预算单位的处理方式与企业完全不同，创业者需注意区分。

JingJing 的观察与建议

作为内容策划，JingJing 在整理大量创业资料时发现，很多团队容易在“备用金”这个小环节上栽跟头。以下是我的一些建议：

• 制度先行，而非形式照搬：不要纠结于是否必须使用“三联单”纸质凭证。对于小团队，更重要的是建立“谁借款、谁负责、何时还”的明确规则。利用现有的 SaaS 财务软件或协同办公工具，完全可以实现更高效的电子化管理。

• 警惕“长期挂账”：我观察到，很多创业者领了备用金后，因票据收集困难或遗忘，导致这笔钱在账上挂了好几年。这在税务稽查中常被视同“股东分红”或“个人借款”，可能产生额外的个税风险。建议设定严格的报销期限（如每月或每季度清零）。

• 区分“备用金”与“薪酬”：切勿将备用金作为变相发放工资或奖金的通道。备用金必须用于公务支出，且有真实合法的凭证支持。

• 咨询专业人士：具体的科目设置和税务处理，可能因地区政策和企业类型不同而有所差异。建议在 setup 财务流程时，咨询您的代理记账公司或专业会计师，以确保符合当地最新要求。

风险提醒

需要特别提醒大家的是，本文及原始资料仅作为信息参考和历史留存，不构成任何法律、税务或会计建议。

• 财务政策和法规可能随时调整，具体操作请以官方渠道发布的最新文件为准。
• 不同地区的税务执行口径可能存在差异，实际要求请以当地主管税务机关或专业机构的判断为准。
• 严禁利用备用金制度进行洗钱、逃税或挪用资金等违法违规行为。
• 对于复杂的财务问题，请务必聘请持牌的专业人士进行处理，切勿仅凭网络文章自行决策。

原始资料留存（历史版本参考）

以下内容为历史资料留存，可能包含已经失效的政策、法规、行业规则、数据或操作流程，仅供研究参考，不建议直接作为当前操作依据。请以2026年现行官方信息和专业人士意见为准。

企业“备用金”的预借和报销

作者：律小咖 时间：2016-09-01 04:00

备用金是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。

(1) 备用金的领用

单位内部各部门或工作人员因零星开支、零星采购等需要领田备用金，一般应由经办人填写借款凭证。借款凭证一式三联，第一联为付款凭证，财务部门作为记账依据;第二联为结算凭证，借款期间由出纳员留存，报销时作为核对依据，报销后随同报销单据作为记账凭证的附件;第三联交借款人保存，报销时由出纳员签字旨作为借款结算及交回借款的收据。经办人在填写借款凭证时，应当如实认真地填写借款事由、金额和借款日期并签名，送有关领导审批后根据借款凭证编制现金付款记账凭证。

对于企业来说，借用备用金的现金付款凭证，其贷方科目自然为“库存现金”科目，借方科目则为“其他应收款——备用金”科目;对于预算单位，借用备用金的，其贷方科目自然为“经费现金”或“库存现金”科目，借方科目则为“暂付款”科目。出纳员根据现金付款凭证付给现金 (或现金支票)。

【例】某公司销售科领借备用金 400 元，作零星采购和开支使用，经办人为××。××在领用备用金时，应按规定填制借款凭证，有关人员编制现金付款记账凭证，出纳员根据现金付款凭证支付现金 (或现金支票)，其会计分录为：

借：其他应收款——备用金 400

贷：库存现金 400

(2) 备用金的报销

备用金可以分为定额备用金和非定额备用金两种。定额备用金的核算如下：

所谓定额备用金是指单位对经常使用备用金的内部各部门或工作人员根据其零星开支、零星采购等的实际需要而核定一个现金数额，并保证其经常保持核定的数额。实行定额备用金制度，使用定额备用金的部门或工作人员应按核定的定额填写借款凭证，一次性领出全部定额现金，用后凭发票等有关凭证报销，出纳员将报销金额补充原定额，从而保证该部门或工作人员经常保持核定的现金定额。

有关部门或工作人员报销时，应编制现金付款记账凭证，其贷方科目自然为现金，借方为相应科目。出纳员应将报销的金额用现金补给报销的部门或工作人员。这样报销后有关部门或工作人员手中的现金又达到核定的限额。

【例】某商店供应科使用定额备用金，定额为 1200 元。5 月 14 日用现金购买商品 800 元，其备用金只剩下 400 元，次日到财务科报销，出纳员补给现金 800 元，这样供应科的备用金又达到了 1200 元。

不同的单位，其内部各部门或工作人员使用备用金的业务性质不同，会计制度的规定也不同，因而在报销备用金时，其编制的现金付款凭证的借方科目有很大的差别。

备用金的管理不论采用何种办法，都应严格备用金的预借、使用和报销的手续制度。

如果你也在关注跨境创业、海外公司注册、海外支付、全球营销或数字业务发展，欢迎添加微信 lvga2015，备注 Lvga，一起交流。

免责声明：

本文仅用于公开信息分享与行业观察，不构成法律、税务、金融、投资或商业建议。相关政策、法规与流程可能随时间变化，请以官方渠道及专业人士意见为准。