海口市人民政府办公厅关于提高公文办理质量加强公文报送管理有关问题的通知

海府办〔2008〕216号

各区人民政府、市政府直属各单位，各企事业单位：

为规范公文处理工作，市政府及办公厅根据《国家行政机关公文处理办法》，相继制发了一系列与之配套的工作制度和文件，对有关原则和规范进行了具体说明。总体看执行良好，但也存在以下问题：一是职责不清。有些区、部门和单位对明显属于职权范围内的事务，也要求市政府或办公厅发文。二是公文办理拖沓。对转办的公文，有的既不按时限要求反馈办理情况，也不及时提出落实意见，还有的在部门之间运转时间过长，耽误办理时间。三是公文质量差。有些上报的公文无发文机关标识、无单位落款、无公章、无页码，严重失去了公文的严肃性;有的公文文种使用不当、体例格式不规范，报告中常常夹带请示事项;请求以市政府或办公厅名义下发的公文，单位对代拟文稿审核不严，标题与内容不符，语言不规范，且表述粗糙，数字引用失准，缺乏条理性，全局观念不强。四是不按要求和规定报送文件。有些报送的文件因不合规定被退回后，采用直接呈批的方式处理，造成领导批办与部门承办的公文逆行、脱节等。针对上述问题，市政府领导十分重视并多次批示，要求各级领导、单位必须引起重视，采取措施，解决问题。鉴于此，为提高公文办理质量，加强公文报送管理，确保公文处理工作有序、高效、正常运转，现就有关事宜通知如下：

一、各级领导要重视和支持公文处理工作

公文处理与领导工作息息相关，是治国安邦、传递政令、沟通信息、实现领导决策、落实各项工作的重要工具和手段。《国家行政机关公文处理办法》对领导提出了明确要求：“应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。”做好公文处理工作，人才是关键。各级领导不仅要把好公文审批关，而且要有意识选拔一批政治过硬、精明能干、有一定文字基础的同志充实到文秘工作队伍中来，并有计划、有目的开展业务培训，全面提高他们的综合素质和工作能力;要解决他们工作、生活中的困难，在政治上关心他们的成长，使他们能够全身心地投入工作。

二、严格遵守公文处理程序

(一)发文

发文的一般程序是：草拟-审核-签发-复核-缮印-用印-登记-分发。

草拟：一般文稿安排1-2人起草;重要文稿必须由主管领导牵头，组成3-5人写作班子起草，起草时要严格遵守《国家行政机关公文处理办法》有关规定，并实行实名制。

审核：各办公部门必须指定责任核稿员，专门负责把好文稿的行文关、法核关、文字关和格式关。

签发：文稿由有关领导签发。经签发或定稿后，其他人不经签发人同意，均不得对其做实质性修改;经复核确需对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。

复核：公文正式印制前，文秘部门或分管文秘工作的领导应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备;附件材料是否齐全;格式是否统一、规范等。

缮印：文印打字人员要严格按《国家行政机关公文格式标准(GBT9704—1990)》印制公文。

用印：公文必须加盖公章，这是公文生效、具有权威性和凭证作用的标志。

登记、分发:利用党政办公网，自动完成。

(二)收文

收文的一般程序是：签收-登记-审核-拟办-批办-承办-催办。

要充分利用党政办公网办理公文。

各区、部门和单位要对照以上公文处理程序检查本单位的执行情况，不符的要坚决纠正。凡上报市政府的公文，应按规定的渠道报送，与党政办公网联通的单位必须用电子文报送。对个人自带呈送的公文，市政府办公厅不予受理;如遇紧急情况确需专人报送的，应由本区、本部门和本单位办公室负责文秘工作的同志专送;发送传真文件，必须事先与市政府办公厅有关处室、局沟通联系。

三、坚决制止文件升级

属本级政府、本部门和本单位职权范围决定的事项，非特殊情况不必请示市政府;需要向下级部署或请求同级部门协调的事项，一律由本级政府、本部门和本单位自行发文或联合有关部门发文;向省归口部门请示、报告业务工作，除省明确要求及特殊情况外，一律由部门直接上报;经市政府批准召开的全市专业性工作会议，除办公厅主办外，一律由主办单位发会议通知;属于领导小组、指挥部、组委会等常设、非常设临时机构工作范围内的事项，一律自行发文。

四、提高公文质量

各区、部门和单位负责文秘工作的领导和办公室负责人要切实负起责任，严格把好公文的政策、文字、体例格式关以及公文报送关，提倡写短文，直述不曲，少说空话、套话。向市政府请示事项涉及几个部门的，主办部门要事先协调取得一致意见;经协调意见不一致的，要说明各方理由，提出建设性意见，以供领导决策。向市政府上报情况，要注意材料的完整性，不但要说清现象，还要分析原因，提出建议及具有可操作性的实施方案。建议以市政府名义召开的会议，要附送会议方案，需要领导讲话的，要将代拟稿一并报上。同时，对内要做好提高公文质量和按规定程序行文的宣传工作，形成层层把关、层层负责的良好氛围。

五、提高公文运转效率

各区、部门和单位对市政府办公厅转办或交办的公文，必须按规定的时间和要求，指定专人落实。对急办的公文，要及时反馈办理结果。不能按时办理的，要说明原因，提出完成计划，并定期报告办理进度，以便市政府领导掌握具体情况，及时正确决策。

六、坚持不合格公文退回重办制度

市政府办公厅对各区、部门和单位报送的文件和代拟文稿，凡不使用单位规范文头、不编文号、无签发人、不注明联系人和联系方式、不加盖印章、语法逻辑错误、文字表述粗糙和办理电子公文转办回办不分的，将坚决退回重办。并适时对公文收退情况和文稿质量进行通报。

二○○八年九月十二日

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